职业秘书资料与档案管理教程

本书语言通俗易懂，深入浅出，内容包括：资料与档案的收集、整理、保管、加工、检索和提供利用。

本书可作为中、高职业院校秘书专业教材和本科秘书专业辅助教材，也可作为政府、企事业单位秘书人员、文书、档案人员从事资料、档案管理工作的参考用书。

第一章　资料与档案的收集

第一节 资料与档案的收集范围

案例一

秘书王洁平时非常注意资料和文件的收集保存，凡是工作活动中接触到的各种资料和文件都会收集起来，存放在抽屉里。日积月累，文件、广告、宣传材料、参考书等已经填满了王洁好几个抽屉。一天，行政经理找到王洁要查阅一份市场调查报告，王洁望着几个抽屉的资料和文件真有些不知所措，急得满头大汗，翻来翻去却怎么也找不到行政经理要的那份报告。看到这种情景，行政经理对王洁说：“收集资料和文件是必要的，但不能什么都保存。要及时对收集来的资料和档案进行筛选，确定是今后用得着的才需要妥善保存，不然你很快就会被‘文山’淹没。”

点评：案例中，王洁的资料与档案保存意识很强，但是她没有收放好这些日后可能用到的东西，造成了“不用时老在眼前晃，要用时转眼就不见”的局面。

在资料与档案工作中，首先要弄清楚秘书部门到底要为公司、为领导留下哪些资料和档案，不能一股脑儿照单全收。如果是被动收集来的，就应当在收到后做一次资料或档案的筛选，把有用的留下，无用的舍弃；如果需要主动收集，在收集时就应当对自己想要的资料和档案心中有数：只收符合收集范围要求的，不收不符合要求的，拿不定主意的可以先收下，在整理环节再进行最后取舍，尽量不做无用功。2100433B

作　者：陈祖芬　主编出 版 社：清华大学出版社

出版时间：2008-4-1

版　次：1页　数：447字　数：358000

印刷时间：2008-4-1开　本：32开

纸　张：胶版纸

印　次：1I S B N：9787302167280 包　装：平装

第一章 资料与档案的收集

第一节 资料与档案的收集范围

第二节 资料与档案的收集方式

第三节 资料与档案的平时管理

第二章 资料的整理

第一节 资料整理的基本方法

第二节 客户信息类资料的整理

第三节 广告资料的整理

第四节 图书期刊资料的整理

第三章 档案的整理

第一节 归档文件的整理

第二节 电子文件的管理

第三节 人事档案的整理

第四节 会计档案的整理

第五节 声像档案的整理

1.职业卫生档案要专人管理，永久保存；

2.职业卫生档案的案卷归档：简明扼要的拟写案卷标题，标题要反映案卷的内容；填写卷内目录，备考表和案卷封皮、编号，装订成册；归档的案卷要填写移交目录，双方签字。

3.档案室对各部门移交来的职业卫生档案要认真进行质量检查，及时编号登记，入库保管。

4.档案管理人员对档案的收进、移出、销毁、管理、借阅利用等情况要进行登记，档案管理人员调离时，必须办好交接手续。

5.档案室库房要安全，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防高温、防潮、通风等工作，并有应急措施。职业卫生档案库要设专人管理，定期检查清点，如发现档案破损、变质时要及时修补复制。

6.对职业卫生档案要积极提供借阅利用，严格执行借阅制度，对职业卫生档案的利用情况要进行登记。

7.借阅职业卫生档案的人员要爱护档案，严禁对职业卫生档案折卷、涂改、污损、转借和擅自复印。

8.执行保密规定。

据调查显示，部分企业职业健康管理的基础资料和有关档案管理极不规范，不利于企业职业健康管理工作的全面开展，因此必须提高企业职业健康管理水平，提升企业职业危害防治能力，落实职业危害防治主体责任，现就加强企业职业健康基础资料管理工作。

在内江市安监局对各县（区）职业卫生基础资料的建档工作进行了督查。据督查情况显示，成效突出。全市已有400多户企业已按照要求建立并规范了职业健康管理基础资料。

内江市安监局采取了三项措施，迅速有效推进职业卫生建档工作。

一是明确目标要求。

内江市安监局在二月份就下发了《关于加强企业职业健康基础资料管理工作的通知》（内安监发[2012]72号）通知，要求各有关生产经营单位对照市安监局职业健康监督管理科编制的《内江市职业健康管理建档资料一览表》、档案柜及档案盒样本，完成本企业职业卫生基础资料的建档工作。

二是明确工作思路。

将职业卫生基础资料的建档工作列入内江市三季度职业卫生监管的主要工作，要求各县（区）充分结合职业卫生“打非治违”行动和职业卫生安全“树典型”活动，注重正面引导与批评惩戒相结合，督促和引领其它企业建立和规范职业卫生基础资料。

三是明确奖惩措施。

市局明确在四季度将对各县（区）职业卫生基础资料的建档工作进行督查，并将该项工作的推进情况纳入全年安全生产目标责任考核，鼓励先进，激励后进。 2100433B

国家安全监管总局办公厅关于印发《职业卫生技术服务档案管理规范》和《职业卫生技术服务机构实验室布局与管理规范》的通知

安监总厅安健〔2015〕93号

各省、自治区、直辖市及新疆生产建设兵团安全生产监督管理局，各省级煤矿安全监察局：

为进一步规范职业卫生技术服务机构档案管理及实验室的布局与管理，保证职业卫生技术服务工作的质量，根据《中华人民共和国职业病防治法》及《职业卫生技术服务机构监督管理暂行办法》（国家安全监管总局令第50号）等有关规定，国家安全监管总局研究制定了《职业卫生技术服务档案管理规范》和《职业卫生技术服务机构实验室布局与管理规范》。现印发给你们，请认真执行。

国家安全监管总局办公厅

2015年9月14日