泰州市政府采购档案管理实施办法通知

泰州市财政局关于印发《泰州市政府采购档案管理实施办法》的通知

为进一步加强我市政府采购档案管理工作，有效保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《江苏省档案管理条例》、《江苏省政府采购档案管理暂行办法》等有关规定，结合我市实际，制定《泰州市政府采购档案管理实施办法》，现印发给你们，请遵照执行。

附件：泰州市政府采购档案管理实施办法

第一条为加强泰州市政府采购档案管理工作，有效保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《江苏省档案管理条例》、《江苏省政府采购档案管理暂行办法》等有关规定，结合我市实际，制定本办法。

第二条本办法所称政府采购档案是指在政府采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

第三条本办法适用于泰州市内各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构对政府采购档案的收集、归档、保管、使用和销毁等活动。

第四条政府采购档案工作实行统一领导、分级管理的原则。各级政府采购监管部门负责本级政府采购档案工作的管理和监督，并接受同级档案行政管理部门的指导、监督和检查。

第五条各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构应加强政府采购档案管理，维护档案的完整、准确与安全，便于社会各方面利用，其他政府采购相关人员都有保护政府采购档案的义务。

第六条政府采购档案归档实行“谁组织、谁负责”。采购代理机构组织采购的档案由采购代理机构负责归档，其中采购文件、评审报告及供应商的采购响应文件等相关资料应同时报送采购人存档备查；

采购人自行组织采购的档案，由采购人负责归档；

部门集中采购的档案由采购人负责归档，并将有关评审、合同、验收及结算文件报送同级政府采购监管部门审核备案。

第七条 政府采购档案具体包括：

（一）政府采购预算执行文件

1．政府采购预算表；

2．政府采购计划申报表和预算调整审批表；

3．有关政府采购预算和计划的其他资料。

（二）政府采购前期准备文件

1．委托代理采购协议书；

2．核准采购进口产品的相关审批资料；

3．采购方式变更申请及批复；

4．采购文件及采购人确认记录，包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料；

5．采购公告、资格预审公告及其变更事项（包括报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等）；

6．获取采购文件或资格预审文件的供应商名单登记表；

7．专家咨询论证会记录；

8．已发出采购文件或资格预审文件的澄清、修改说明和答疑记录；

9．供应商资格审查情况报告；

10．评审专家名单及抽取记录；

（三）政府采购开标文件

1．采购响应文件及有关资料等；

2．在递交采购响应文件截止时间前供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录；

3．采购项目样品送达记录；

4．接受供应商投标或谈判的记录；

5．开标一览表；

6．开标（谈判、询价）过程有关记录；

7．开标（谈判、询价）过程中其他需要记载的事项。

（四）政府采购评审文件

1．评审专家签到表及现场监督人员签到表；

2．评审专家评审工作底稿等评审过程记录；

3．供应商的书面澄清记录；

4．评标或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、中标（成交）候选供应商名单等;

5．经监督人员签字的现场监督审查记录；

6．评审过程中其他需要记载的事项。

（五）政府采购中标（成交）文件

1．采购人对采购结果的确认意见；

2．中标或成交通知书；

3．采购结果公告（公示）记录（含报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等）；

4．公证书；

5．与中标（成交）相关的其他文件资料。

（六）政府采购合同文件

1．政府采购合同；

2．政府采购合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录。

（七）政府采购验收及结算文件

1．项目验收记录；

2．政府采购项目质量验收单或抽查报告等有关资料；

3．发票复印件及附件；

4．其他验收文件资料。

（八）其他文件

1．供应商质疑材料、处理过程记录及答复；

2．供应商投诉书、投诉处理有关记录及投诉处理决定等；

3．采购过程中的音像资料；

4．其他需要存档的资料。

第八条各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构应依法做好政府采购档案的收集、整理和保管工作，明确档案管理人员工作职责并建立岗位责任制度。

第九条政府采购合同签订后三个月内或项目竣工验收后一个月内，由项目经办人员或责任人将该采购项目的全套文件材料进行收集整理后移交档案管理人员归档。

第十条政府采购档案的归档要求

（一）内容齐全完整；

（二）规格标准统一；

（三）要求是原件的，不可用复印件替代；

（四）签名、印鉴手续齐全，首页应有“政府采购档案目录”字样；

（五）符合国家有关档案质量标准，便于保管和利用。

第十一条档案管理人员应按照档案管理的要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录，保证政府采购档案标识清晰、保管安全、存放有序、查阅方便。

光盘、磁盘等无法装订成册的应在档案目录中统一编号，单独保存。

第十二条政府采购档案按照年度顺序编号组卷，卷内材料按照政府采购工作流程排列，依次为项目预算及预算执行文件、项目采购准备文件、项目开标（谈判、询价）文件、项目评审文件、采购结果文件、项目采购合同文件、项目验收文件及其它文件资料。

第十三条政府采购档案的保存期限按照政府采购法律法规和档案管理有关规定执行。

第十四条采购人和采购代理机构因合并、撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的政府采购档案，应按档案管理的有关规定移交相关部门。

第十五条各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构应当建立健全政府采购档案查阅、使用制度。

除法律另有规定外，未经批准，不得擅自查阅、复印或出借政府采购档案。

第十六条档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。

第十七条档案管理人员工作变动，应按规定办理档案移交手续，并经单位负责人签字确认。

第十八条保管期满的政府采购档案，应按照档案主管部门及档案法规规定程序和手续进行销毁。

第十九条采购人和采购代理机构的档案工作，应当接受政府采购监管部门的监督检查。

第二十条采购人、采购代理机构违反规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的，由政府采购监督管理部门依照《中华人民共和国政府采购法》等法律法规予以处理处罚。

第二十一条政府采购监管部门、采购人和采购代理机构有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门依照《江苏省档案管理条例》等法律法规予以处理处罚。

（一）将政府采购活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有、拒绝归档的；

（二）涂改、损毁档案的；

（三）档案管理人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。

第二十二条本办法自发行之日起施行。

附件：

注：1、本档案以公开招标为例，其他采购方式的项目档案可参照本目录收集、整理归档。

2、采购过程中形成的除上述目录以外的与采购活动和结果有关的档案，也应保存。

市财政局关于印发《泰州市政府采购代理机构管理暂行办法》的通知

各市（区）财政局，市级机关各部门、各有关单位，市各政府采购代理机构：

为加强对政府采购代理机构的监督管理，规范政府采购业务代理行为，根据《中华人民共和国政府采购法》、《政府采购评审专家管理办法》（财库[2003]119号）和《江苏省政府采购档案管理暂行办法》（苏财规[2009]10号）等有关规定，市财政局制定了《泰州市政府采购代理机构管理暂行办法》，现印发给你们，请遵照执行。

附件：泰州市政府采购代理机构管理暂行办法

吉林市城市建设档案管理实施办法

（1985年7月20日吉市政发〔1985〕182号）

第一条市集中统一管理的城建档案范围：

一、城市基础档案：城市历史沿革、城市地形地貌，城市经济、技术、人口、文教、卫生、科研、气象、水文、地质、地震、勘测、测绘等图纸、图表、图片、照片、影片、统计资料、文字材料、录音带、录象带等。

二、城市规划档案：总体规划、小区规划、分期规划、国土规划、各专业规划方面的图纸和文字材料。

三、城市管理档案：征用土地执照、建筑执照、建筑用地现状、抗震加固方面的图纸和文字材料。

四、市政工程档案：主干道、干道、大中型桥梁、立交桥、重要的涵洞、隧道、暗渠工程、雨水管道、污水管道、雨污合流管道、污水处理工程、江堤、护岸、江河治理设施方面的竣工材料或现状图、文字材料。

五、公用设施档案：

1、引水工程、净化工程、水厂以及管径七十五毫米以上的供水管线、消防设施的竣工材料或现状图、文字材料；

2、跨越市区的特高、超高、普高线路，地下电缆、市区架空线、调度楼和一、二次变电所工程的竣工材料或现状图、文字材料；

3、城市照明的地下电缆、架空线路（主要街、路）工程的竣工材料或现状图、文字材料；

4、通讯电缆、架空线路（干、支线）、机房、微波、广播、电视工程的竣工材料或现状图、文字材料；

5、供热管线、加压站、集中供热的锅炉房及管线工程的竣工材料或现状图、文字材料；

6、供气管道及设施方面的竣工材料或现状图、文字材料；

7、电、汽车线路及沿线工程方面的图纸和文字材料；

8、公共厕所及垃圾场（站）的设置图。

六、园林及古建筑档案；古建筑、古遗址、革命遗址、革命纪念性建筑、城市雕塑、名人故居、公园、绿地、苗圃、名花古树等方面的图纸和文字材料。

七、交通运输档案：穿越市区的铁路、铁路区域的总平面图及地下管网、车站、货场、桥涵、隧道和公路、公共交通、客运站的竣工材料或现状图、文字材料。

八、工业建筑档案：电厂（站）工程，在城市规划区域内的国、省营厂、矿的全厂总平面图、地下管网、市属较大的厂矿总平面图及地下管网的竣工材料或现状图、文字材料。

九、民用建筑档案：

1、住宅小区建筑，市直管六层以上住宅楼、公寓楼、企事业单位八层以上住宅楼、公寓楼的竣工材料；

2、各级机关的办公楼、科研楼、试验楼、会议室、俱乐部工程的竣工材料；

3、大中专院校，普通中学、重点小学的办公楼、教学楼工程竣工材料；

4、文化馆、体育馆、游泳池、博物馆、图书馆、档案馆、影剧院等工程的竣工材料；

5、商店、商场、旅店、饭店、冷库、服务楼、浴池、宾馆、粮油库等工程的竣工材料；

6、医院、血库、药库等工程的竣工材料。

十、人防工程档案：地道、坑道、地下室及穿越市区的地下军事工程的竣工材料。

十一、环境保护档案：环境监测、环境治理工程的竣工材料，环境治理统计材料，环保科研成果材料。

十二、建筑设计、施工档案：标准设计，先进性、典型性设计全套材料；施工中采用的新材料、新工艺、新技术的全套材料。

十三、城建科研方面的成果、统计材料和城建法规文件。

十四、各县及郊区总体规划全套材料。

十五、全市各单位的城建档案目录。

第二条各产生城建档案的单位都应当建立健全城建科技档案的形成、积累、整理、归档制度，做到每一项工程竣工后，将城建科技有关材料收集齐全，核对准确，系统整理出三套，组成保管单位（卷、册、袋、盒），填写保管期限和注明密级，由工程技术负责人审查后，由施工单位向建设单位移交两套，然后由建设单位向市城建档案馆移交一套。

第三条凡在吉林地区内建设的所有地上、地下工程，均须按原国家建委《关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》，及时编好竣工档案。不能编制竣工档案的施工单位，不准招标和投标，不准进行建筑施工；对能编制竣工档案而不编制或不认真编制竣工档案的单位，城建档案管理部门要给予罚款。

第四条城市规划、建设、管理部门在审批用地和签发施工执照时，应在批件和施工执照中写明编制、报送竣工档案材料的要求；建设单位在办理征用土地和领取施工执照前，要向市城建档案馆预交竣工图保证金，否则不得开工；工程验收时，建设单位要通知本单位城建档案管理人员参加验收，交接竣工档案；对国家、省、市重点工程，建设单位要通知市城建档案馆派人参加验收，审核竣工档案。没有竣工档案或没有城建档案管理部门在验收书上签字的工程，不算竣工，建设银行不予结算拨款。

第五条驻市各单位的城建档案，都要向市城建档案馆报送一套。在工程竣工后三个月内将竣工档案报送市城建档案馆。移交时要编制案卷目录一式二份，办理好交接手续。原有档案仅有一套的，要由产生或使用单位负责复制一套，原件交给市城建档案馆保存，复制件由本单位保存，所需费用由复制单位承担。对不按规定向市城建档案馆报送档案和目录的单位，城建档案馆有权按工程造价的百分之一以内给予罚款。

第六条新建、扩建、改建地下管网在覆盖前，要按城市统一座标、高程进行实测，绘制整理出准确位置的竣工档案材料，在交付使用时报送城建档案馆一套。

第七条凡是地下管网没有绘制出准确的竣工图或现状图的单位（包括以前工程及厂区内的管线），都要按城市统一座标和高程绘制出现状图，于一九八六年报送城建档案馆一套。

第八条建筑物和各种管线发生变化时，有关单位必须及时对档案作相应的修改、补充，在半年之内向城建档案馆补报有关材料。

第九条在建筑物、构筑物转移使用管理关系时，其档案亦要随之移交，并要办好交接手续，同时报送城建档案馆备案；凡停建、缓建、合建、转为他用的建设项目的档案，各有关单位要妥善保存，不得散失，重点工程项目要报送城建档案馆备案。

第十条凡若干个单位协作共同完成的工程，其图纸和文字材料由主办单位负责整理移交。

第十一条城建档案馆对接收进馆的档案，要以专业、工程项目结合地域、时间进行分类编号，代字一律使用汉语拼音，代号一律使用阿拉伯数字，做到分类科学、排列系统、查找方便。同时，按国家有关规定，定期做好档案价值的鉴定和统计工作。

第十二条归档的城建科技档案材料，要完整、准确、系统，字迹工整，图样清晰，有利于长久保存和利用。

第十三条城建档案馆库房应保持适宜的温度、湿度，备有防火、防盗、防光、防虫、防鼠等安全设施，定期检查档案保管状况，发现变质和破损的档案，要及时修补和复制。要积极采用新技术、新设备，逐步实现档案管理技术现代化。

第十四条城建档案馆和产生城建档案的单位，要根据城市规划、建设、管理工作的需要，编制必要的检索工具和参考资料，办好阅览室，为各单位查阅使用档案提供方便。查阅和复制绝密档案要经市有关领导审批。查阅和复制城建档案时，按上级有关规定收取一定的费用（移交单位除外）对利用情况要建立登记、统计、分析制度。

第十五条吉林市城市建设档案馆是市科技事业单位，同时兼有行政部门的职能，负责管理全市的城建档案，日常工作由市城乡建委直接领导，业务受市档案局指导、监督和检查。

第十六条凡产生城建档案的单位，都要按照集中统一管理的原则，配备专职人员，明确领导责任，建立规章制度。切实加强对本单位城建档案的管理。

第十七条各县（区）城建档案工作，由城建部门管理，并要确定专人和领导负责。

第十八条本办法自公布之日起执行。如与国家、省规定抵触时，以国家和省规定为准。