江苏省档案管理条例

《江苏省档案管理条例》由江苏省第九届人民代表大会常务委员会第四次会议通过，江苏省第十届人民代表大会常务委员会第二次会议修改审议通过。自1998年11月1日起施行。分总则、档案机构及其职责、档案的管理、档案的公布和利用、法律责任、附则，共六章三十四条。

（1998年8月28日江苏省第九届人民代表大会常务委员会第四次会议通过 根据2003年4月21日江苏省第十届人民代表大会常务委员会第二次会议《关于修改〈江苏省档案管理条例〉的决定》第一次修正 根据2017年6月3日江苏省第十二届人民代表大会常务委员会第三十次会议《关于修改〈江苏省固体废物污染环境防治条例〉等二十六件地方性法规的决定》第二次修正 根据2021年9月29日江苏省第十三届人民代表大会常务委员会第二十五次会议第三次修正）

目 录

第一章 总则

第二章 档案机构及其职责

第三章 档案的管理

第四章 档案的公布和利用

第五章 法律责任

第六章 附则

第一章 总则

第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关法律、法规，结合本省实际，制定本条例。

第二条 本省行政区域内从事档案收集、整理、保护、利用及其监督管理活动，适用本条例。

本条例所称的档案，是指反映本省行政区域内过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整、准确与安全，便于社会各方面的利用。

第四条 坚持中国共产党对档案工作的领导。县级以上地方各级人民政府应当加强档案工作，将档案事业列入本地区国民经济和社会发展规划；建立健全档案机构，确定必要的人员编制；加强档案基础设施建设，档案事业发展所需经费列入财政预算，保障档案事业与经济和社会事业发展相协调。

第五条 机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下简称单位）以及公民，都有保护档案的义务，享有依法利用档案的权利。

对在档案工作中做出显著成绩的或者向国家捐赠重要、珍贵档案的单位和个人，各级人民政府、档案主管部门和有关部门，应当给予表彰或者奖励。

第二章 档案机构及其职责

第六条 省档案主管部门主管全省档案事业，对全省档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导；市、县（市、区）档案主管部门主管本行政区域内的档案工作，并依法进行监督和指导。

县级以上档案主管部门行使行政管理职能，主要职责是：

（一）贯彻执行国家有关法律、法规和方针、政策，组织档案执法检查，查处档案违法行为；

（二）制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作的规章制度，推行并实施档案工作标准、规范；

（三）负责档案工作监督和指导，组织档案价值的鉴定；

（四）组织并指导档案理论与科学技术研究、档案专业教育、档案宣传以及档案干部的培训工作；

（五）法律、法规规定的其他工作。

第七条 县级以上地方各级人民政府的其他主管部门应当按照职责分工，加强对本系统、本专业的档案工作以及所属档案馆（室）进行监督和指导，提供必要的条件，建立健全规章制度，保障档案工作的开展。

第八条 乡镇人民政府应当指定人员负责管理本机关的档案，并对所属单位、基层群众性自治组织等的档案工作实行监督和指导。

第九条 县级以上地方各级各类档案馆是集中管理档案的文化事业机构，业务上接受同级档案主管部门的监督和指导，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各自分管范围内的档案：

（一）综合档案馆收集和管理本级国家机关、政党、社会团体和其他组织及其所属机构形成的档案，本级分管范围内各历史时期的档案和有关资料；

（二）专门档案馆收集和管理某一专门领域或者某种特殊载体形态档案；

（三）部门档案馆收集和管理本部门及其直属单位形成的档案；

（四）企业事业档案馆收集和管理本单位及其所属机构形成的档案。

第十条 各级各类档案馆由同级档案主管部门依据国务院有关规定统筹规划，各级综合档案馆、专门档案馆和专业主管部门设置的部门档案馆，由同级人民政府批准设立。

第十一条 各单位档案机构或者档案工作人员，负责收集、整理、保管和提供利用本单位的档案，按照规定向有关档案馆移交档案，并负责对所属机构的档案工作实行监督和指导。

临时机构应当明确专人负责收集、整理、保管和提供利用本机构的档案，接受同级档案主管部门的监督和指导。

第十二条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，保守秘密；应当具备档案专业和相关专业知识，接受专业知识的继续教育和培训。

第三章 档案的管理

第十三条 档案所有权根据单位的所有制性质确定。

国有企业资产与产权变动的，其档案所有权按照国家有关规定确定。

外商投资企业终止后，其档案处置依照国家有关规定执行。

第十四条 工程项目的建设单位，应当妥善管理在建设过程中形成的档案。

城市规划区域内工程项目的建设单位，应当向所在地城市建设档案机构登记并接受其档案检查和验收，按照有关规定及时向城市建设档案机构报送工程建设档案。

重点工程项目的建设单位，应当将项目的基本概况向同级档案主管部门备案，依法接受其监督、检查和指导；工程竣工时，档案主管部门和有关主管部门参加档案验收。建设单位应当按照国家规定，向主管部门或者档案机构报送档案。

第十五条 重大科学技术研究项目建档工作，应当与项目立项、计划进度、成果验收鉴定和评审同步，各类档案按照国家有关规定保存。同级档案主管部门和科技档案机构应当对科技档案工作进行监督、检查和指导。档案不完整或者不准确的，不得验收鉴定。

第十六条 按照国家规定应当立卷归档的材料，必须由形成者收集齐全，并整理立卷，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

第十七条 各单位应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交档案，因特殊情况不能按期移交的，经同级档案主管部门及专门档案的主管部门同意，可以适当延期移交：

（一）列入省级国家综合档案馆接收范围的档案，自形成之日起满二十年移交；

（二）列入市、县（市、区）级国家综合档案馆接收范围的档案，自形成之日起满十年移交；

（三）列入专门档案馆（室）接收范围的档案，按照国家有关接收年限的规定移交；

（四）部门档案馆保存的永久档案，在本馆保存满三十年后，移交同级国家综合档案馆；

（五）单位保管条件不善的，可以提前移交有关档案馆。

撤销、合并、转制、破产单位的档案，按照国家规定的归属与流向及时进行清理、移交。

第十八条 各级各类档案馆（室）应当建立健全档案的接收、收集、整理、保管、保密、保护、鉴定、销毁、统计、利用等制度。

第十九条 各级综合档案馆应当广泛收集和征集本行政区域内的档案资料。各单位应当按照有关规定的要求，向档案馆报送各种地方政策、法规汇编，年鉴，志书，大事记等反映地方特色的出版物。

第二十条 档案馆库建筑要符合《档案馆建筑设计规范》，有抗震、防盗、防火、防水、防潮、防强光、防高温、防尘、防有害气体和有害生物等防护设施，确保档案安全。

各单位应当配置档案库房和必要的档案防护设施。特殊载体档案应当采取特殊保护措施。

第二十一条 各级各类档案馆（室）应当使用符合国家标准的档案用品和装具；根据需要和可能配备缩微、电子计算机、监控、温湿度自动控制等先进设备和通讯设施，逐步实现档案管理规范化和现代化。

第二十二条 各级各类档案馆（室）对保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定办理。

第二十三条 各级各类档案馆（室）应当定期对档案价值进行鉴定，如有争议不能确定时，可由上一级档案主管部门组织有关部门、专家鉴定。经鉴定无保存价值的档案，应当按照有关规定组织销毁。

严禁擅自销毁档案。

第四章 档案的公布和利用

第二十四条 各级国家档案馆应当对到期开放的档案逐卷、逐件地进行审查，定期公布开放档案目录，根据国家有关规定，向社会开放档案：

（一）档案一般应当自形成之日起满二十五年向社会开放；

（二）经济、科学、技术、文化等类档案，可以随时向社会开放。

前款所列档案中涉及国防、外交、国家安全等国家重大利益的，以及其他到期不宜开放的档案，向社会开放时间可以延长到档案形成之日起满五十年，满五十年开放仍有可能对国家重大利益造成损害的，可以继续延期开放。

第二十五条 属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布。集体或者个人所有的档案，档案所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定。任何单位或者个人所公布的档案不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

对寄存在档案馆的档案，未经档案所有者的同意，档案馆不得提供他人利用和公布。

第二十六条 档案的公布可以采用下列途径：

（一）出版物刊登档案原文；

（二）宣传媒体公布档案原文；

（三）展览、陈列档案原件或者复制件；

（四）出版发行档案史料汇编；

（五）在互联网上传播档案原文。

第二十七条 中华人民共和国公民和组织凡持合法有效证件或者证明的，可以利用档案馆已开放的档案；利用未开放的档案，应当按照国家有关规定履行审批手续；利用重要或者珍贵档案，档案馆应当将档案的复制件提供查阅。

第五章 法律责任

第二十八条 违反本条例规定，有关法律、法规已有处罚规定的，从其规定。

第二十九条 有下列行为之一的，由县级以上档案主管部门、有关主管部门责令其改正；逾期不改的，对单位直接负责的主管人员和其他责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）档案工作没有实行集中统一管理，未按有关规定建立档案的；

（二）违反本条例第十六条、第十七条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；

（三）档案库房缺乏防护设施，危及档案完整与安全以及明知档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（四）档案工作人员玩忽职守、泄露秘密，造成档案损失的。

第三十条 档案行政执法人员滥用职权、徇私舞弊的，由档案主管部门和有关主管部门给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第三十一条 违反本条例造成档案损失的，档案主管部门应当责令其赔偿。赔偿标准，由档案主管部门组织的专家鉴定后确定。

第六章 附则

第三十二条 本条例所称综合档案馆,是指按行政区划或者历史时期设置的，收集和管理所辖范围内多种门类档案的档案馆。

本条例所称专门档案馆，是指收集和管理某一专门领域或者某种特殊载体形态档案的城建、科技等档案机构。

本条例所称部门档案馆，是指地方某些专业主管部门所属的，收集管理本部门档案的气象、测绘等档案机构。

第三十三条 本条例自1998年11月1日起施行。

长沙市城乡建设档案管理条例

西安市人大常委会：

根据《西安市制定地方性法规条例》规定，市人大常委会将市人民政府提请审议的《西安市档案管理条例（草案）》（以下简称《条例（草案）》），交由教科文卫委员会先行审议。市人大教科文卫委员会组织召开了由市有关部门、企事业单位参加的座谈会，广泛听取了各方面对《条例（草案）》的意见和建议，并于2005年12月16日召开委员会第十五次会议，对《条例（草案）》进行了认真的审议。

委员们认为，档案是国家机构、社会组织以及个人从事社会活动直接形成的对国家和社会有保存价值的不同形式的历史记录。近年来，市政府对我市档案事业的发展十分重视，2000年8月颁布的《西安市档案管理办法》，对加强档案管理工作，推进依法制档，保障和促进我市档案事业的发展起到了积极的作用。但是，随着档案服务领域的不断拓展以及档案信息资源的开发利用不断深化，尤其是随着电子信息事业的发展，产生了许多新的档案形式，使档案管理出现了法律上的空缺。通过地方立法，对管理办法业已成熟的部分给予肯定，对不适应的部分予以修改和完善，是十分必要的。《条例（草案）》的制定，对加强档案管理，有效利用和保护档案，为国民经济和社会发展都具有十分重要的意义。

同时，委员们对《条例（草案）》提出了以下意见和建议：

一、关于法规的适用范围

《条例（草案）》第三条关于法规适用范围规定：“本市的档案管理工作适用本条例”。这样规定过于笼统，表述不清楚。地方性法规的适用范围，必须在本行政区域内。鉴于我市是省会城市，驻市的中央、省级机关单位较多，《中华人民共和国档案法》和《陕西省档案管理条例》也有规定，因此，《条例（草案）》仅规定适用于本行政区域不合适。建议修改为：“本市行政区域内的机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人均应遵守《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案管理条例》和本条例的规定”。

二、关于档案管理机构及其职责

《条例（草案）》为了避免与《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案管理条例》的重复，没有规定档案管理机构及其职责。作为一部地方性法规，内容上显得不完整。《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案管理条例》虽然对档案机构及其职责都有规定，但结合我市实际，除应当有共同的机构和职责外，还应当有不同于省级的档案管理机构及其职责，建议对我市档案机构及其职责认真研究，共性的职责可适当保留下来，同时要归纳出不同于省级档案管理机构的职责。

三、关于对档案从业人员资格的要求

《条例（草案）》对档案从业人员的资格没有做出具体规定。档案管理专业性强，对从业人员应有业务素质和专业技术方面的要求，建议在《条例（草案）》中增加相关的内容。

四、关于本《条例（草案）》与《西安市城市建设档案管理条例》的衔接问题

《条例（草案）》第九条规定：“各单位的建设工程、科学技术研究、技术改造、重要设备更新等项目验收、鉴定时，应当有本单位的档案工作人员参加，并按照规范要求对所形成的档案资料进行验收”。这些规定涉及城建档案的管理，建议除以上规定外，另外增加“城建档案应按照《西安市城市建设档案管理条例》的规定报送接收”。

五、关于列入市、区、县综合档案馆收集范围的档案

《条例（草案）》对列入市、区、县综合档案馆收集范围的档案没有作出明确的规定。地方立法应当具体，可操作，建议在《条例（草案）》中，对列入市、区、县综合档案馆的收集范围予以明确。

六、关于法律责任

《条例（草案）》第二十七条第（三）项“未按规定安装消防报警系统及联网的”与其他几项行为不能归为一类，建议另增加一条。

另外，还有一些文字上的修改不再列举。

委员们认为，市政府提请审议的《条例（草案）》，符合我市档案管理、利用和保护的实际情况，可操作性较强，同意提交市人大常委会第25次会议审议。

主任、各位副主任、秘书长、各位委员:

我受市人民政府的委托，就《西安市城乡建设档案管理条例（修订草案）》（以下简称《条例草案》）作以下说明:

一、修订《西安市城市建设档案管理条例》的必要性

城建档案是城市建设的历史记录，是城市管理的重要资源。做好城建档案工作是对历史负责，对城市未来发展负责。我市城建档案立法工作起步较早，《西安市城市建设档案管理条例》（以下简称《条例》）于2001年1月颁布施行，2006年8月，根据建设部出台的《城市地下管线管理办法》，市人大对《条例》进行了相应修正。《条例》实施以来，市建委在有关部门和各区县的支持下，不断加大管理力度，城建档案事业取得了很大的发展，市城建档案馆馆藏已突破48万卷，对服务城市建设发挥了重要作用。但随着城市建设的快速发展，城乡建设发展模式及体制发生了较大变化，城建档案管理中的新情况、新问题不断涌现，主要体现在:

一是行业档案征集渠道不畅，造成城建档案基础资料不全，需要对行业主管部门和新增切块区域的管理责任进行明确。

二是电子档案、声像档案、档案异地备份等都是近年来新增加的业务，对城建档案管理提出了更高标准和要求，但对该业务管理缺乏法规依据。

三是村镇建设发展迅速，城建档案的管理范畴进一步扩大，《西安市城市建设档案管理条例》更名为《西安市城乡建设档案管理条例》更加准确。

这些问题应该通过立法予以明确和解决，因此，有必要对《条例》进行修订。

二、《条例》修订的依据

这次修订工作，主要依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《城市建设档案管理规定》等法律、法规。

查阅对照了《城建档案业务管理规范》、《建设电子文件与电子档案管理规范》、《建设工程文件归档整理规范》等国家行业标准。

同时，还借鉴了重庆、太原、长春、长沙等城市的做法和经验。

三、《条例》修订的过程

2014年1月，市人大常委会正式将《条例》列入重点调研立法项目，并要求成熟时安排常委会审议。5月12日，市人大根据立法实际，并结合调研情况，将《条例》调整为正式审议的项目，决定6月份提请市人大常委会审议。针对这一情况，市建委在前期调研的基础上，召开座谈会、讨论会，广泛征求开发区和区县建设局以及市级相关部门、建设单位对《条例》的修改意见。综合各方意见，市建委起草了《西安市城乡建设档案管理条例（修订草案）》（以下简称《条例（修订草案）》）讨论稿。

5月中旬，市法制办会同市建委，邀请市人大法工委、城建环资委对《条例（修订草案）》讨论稿修改后，发送市级相关部门和区县、开发区征求意见。5月22日，市法制办召开有各区县政府、开发区管委会和市级相关部门参加的《条例》修订专题讨论会，充分听取各方意见。5月30日，市政府召开专题会，听取区县、开发区和市级相关部门意见并进行分析、讨论，在此基础上，市法制办会同市建委逐条进行修改，形成了提交市政府常务会议审议的《条例（修订草案）》，共6章46条。《条例（修订草案）》经2014年6月2日第85次市人民政府常务会议讨论通过。

四、需要说明的问题

（一）关于城乡建设档案的管理责任。

《条例（修订草案）》第六条，按照集中管理与分级管理相结合的原则，对档案管理方式进行了调整，提出行业部门及开发区各负其责接收管理档案，并定期向市城建档案馆备份的规定。这是城乡建设档案管理顺应我市当前切块发展及行业管理需要，符合当前实际，确保城乡建设档案完整的一种管理模式。

为落实城建档案管理机构的责任，《条例（修订草案）》第十四、十五条，第十八到第二十一条，对建设单位和个人提出了城建档案移交、报送的具体要求，并在第三十九条赋予了相关部门相应的行政处罚权力。

（二）关于城乡建设档案新业务的管理规定。

当前，电子档案、声像档案已成为城建档案管理的重要方面，同时，国家对城建档案的数字化和异地备份提出了要求，为推动上述业务顺利开展，《条例（修订草案）》第十七条、第三十条作出了规定。

（三）关于城乡建设档案的保护。

《条例（修订草案）》第二十八条按国家建设标准对档案馆库的防盗、防火、防光、防磁、防尘、防有害气体和防有害生物等管理硬件提出了要求。

以上说明及《条例（修订草案）》请一并予以审议。