建设电子文件与电子档案规范内容简介

《建设电子文件与电子档案规范(CJJ、T117－2007)》由建设部负责管理，由建设部城建档案工作办公室负责具体技术内容的解释。在标准编制过程中，编制组开展了专题研究，进行了深入的调查研究，总结了近几年来建设电子文件与电子档案管理的经验，参考借鉴了国家档案局制定的电子文件归档与管理的有关标准，并以多种方式广泛征求了全国有关单位的意见，对主要问题进行了反复修改，最后经有关专家审查定稿。《建设电子文件与电子档案规范(CJJ、T117－2007)》在执行过程中，请各单位注意总结经验，积累资料，将有关意见和建议反馈给建设部城建档案工作办公室(地址：北京市海淀区三里河路9号，邮政编码：100835)，以供今后修订时参考。 {zzjj}

l 总则

2　术语

3　基本规定

4　电子文件的代码标识、格式与载体

5　建设电子文件的收集与积累

5.1　收集积累的范围

5.2　收集积累的要求

5.3　收集积累的程序

6　建设电子文件的整理、鉴定与归档

6.1　整理

6.2　鉴定

6.3　归档

6.4　检验

6.5　汇总

7　建设电子档案的验收与移交

7.1　建设系统业务管理电子档案的移交

7.2　建设工程电子档案的验收与移交

7.3　办理移交手续

8　建设电子档案的管理

8.1　脱机保管

8.2　有效存储

8.3　迁移

8.4　利用

8.5　鉴定销毁

8.6　统计

附录A　建设电子文件(档案)案卷(或项目)级登记表

附录B　建设电子文件(档案)文件级登记表

附录C　建设电子文件更改记录表

附录D　建设电子文件(档案)载体封面

附录E　建设电子档案移交、接收登记表

附录F　建设电子档案转存登记表

附录G　建设电子档案迁移登记表

附录H　建设电子档案销毁登记表

本规范用词说明

附：条文说明 2100433B

该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的组织、管理具有改革创新意义。

该项目提出对不同组织形式（有卷、无卷）的档案分库、不同信息形态（文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。

该项目所建立的档案馆、室档案计算机管理系统功能齐全、集成性好、自动化程度高，基本覆盖了档案管理的各项工作，其中包括了档案室与国家档案馆之间交、接电子档案的数据通道、工作平台及进馆档案验收鉴定技术；项目所建立的开放式档案利用局域网为用户提供了方便、快捷的检索手段及利用方式；项目还针对电子档案管理特征建立了一系列的管理制度，以保证所建‘保障体系’的有效运行。2100433B

电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，2001年1月通过技术鉴定，同年获国家档案局优秀科技成果一等奖。

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简称“ERA”。美国国家档案与文件管理署（NARA）在1997年制定的战略规划指导下，与其他机构合作建设的电子文件档案馆工程。该工程有6个关键项目：（1） 开放档案信息系统；（2） 关于电子系统内永久保证档案真实性的国际研究计划（InterPARES）；（3） 分布式目标计算平台（DOCT）；（4） 美国国家科学基金资助的“全国参与合作的高级计算基础设施建设”（NPACI）工程；（5） 美国国家档案与文件管理署与美国陆军研究工作实验室和乔治亚工学院研究所合作开发的总统电子文件处理操作系统（PERPOS）；（6） 档案工作平台工程。由三个虚拟的工作区组成：第一个是存取工作平台，电子文件将在这里成批地进入电子文件档案馆；第二个是档案存储区，电子档案在这里被长期保存；第三个是查询工作区，研究人员的查询提问在这里被处理，然后为他们提供一组有序化的与查询结果有关的电子档案。