河北省档案接收和收集管理办法

【发布单位】80302

【发布文号】省政府令[2001]第22号

【生效日期】2002-02-01

【失效日期】

【所属类别】地方法规

【文件来源】

河北省人民政府令

（[2001]第22号）

《河北省档案接收和收集管理办法》已经2001年12月13日省政府第49次常务会议通过，现予公布，自2002年2月1日起施行。

省长 钮茂生

2001年12月21日

河北省档案接收和收集管理办法

第一条为加强档案接收和收集工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《实施办法》）和《河北省档案工作条例》（以下简称《条例》）以及有关法律、法规的规定，结合本省实际，制定本办法。

第二条本办法所称档案接收，是指《档案法》第二条规定的档案，由机关、团体、企业事业单位和其他组织向地方国家档案馆移交的行为。

本办法所称档案收集，是指为维护档案的完整与安全，有利于档案的开发和利用，将档案资料以征集、收购和接受捐赠等方式收入地方国家档案馆的行为。

第三条凡在本省行政区域内从事档案接收和收集工作，应当遵守本办法。

第四条县级以上档案行政管理部门负责本办法的实施。

县级以上人民政府设置的地方国家档案馆，负责接收和收集各分管范围内的档案，对所收集的档案价值进行评估、鉴定。

其他各类档案馆的档案接收、收集和管理，按照国家有关规定执行。

第五条档案接收和收集以及档案价值评估和鉴定所需经费，纳入同级财政预算。

第六条省地方国家档案馆的档案接收范围：

（一）中国共产党本级委员会形成的需要永久、长期保存的档案和部分有保存价值的短期档案；

（二）本级人民代表大会及其常务委员会形成的需要永久、长期保存的档案；

（三）本级人民政府形成的需要永久、长期保存的档案和部分有保存价值的短期档案；

（四）中国人民政治协商会议本级委员会形成的需要永久、长期保存的档案；

（五）中国共产党本级委员会工作部门和办事机构形成的需要永久保存的档案；

（六）本级人民政府组成部门、直属机构、派出机构、议事协调机构的办事机构及部门管理机构形成的需要永久保存的档案；

（七）本级群众团体形成的需要永久保存的档案；

（八）民主党派本级委员会形成的需要由地方国家档案馆管理的永久保存的档案；

（九）本级人民法院、人民检察院形成的按照国家有关规定需要由地方国家档案馆永久保存的档案；

（十）双重领导部门形成的并经其上级主管部门确定需要由地方国家档案馆保存的档案；

（十一）按照国家有关规定需要由地方国家档案馆保存的干部档案；

（十二）法律、法规规定的其他应当由地方国家档案馆保存的档案。

第七条设区市、县级地方国家档案馆除按本办法第六条规定接收档案外，还应当接收本办法第六条（五）至（九）项规定单位形成的需要长期保存的档案。

县级地方国家档案馆在接收档案时，应当同时接收乡（镇）中国共产党委员会、人民代表大会及其主席团、人民政府形成的需要永久、长期保存的档案。

第八条向地方国家档案馆移交档案时，应当按照国家和省有关规定，对其档案进行整理，经地方国家档案馆检验合格后，方可移交。

录音带、录像带、磁盘、光盘和照片等特殊载体的档案，应当与文书档案统一整理、编目。

第九条向地方国家档案馆移交档案时，应当同时移交下列资料：

（一）按照省统一规定的信息网络传输标准和数据格式制作的文件级数据资料；

（二）编印的报刊、年鉴、方志、回忆录、文件汇编、大事记、成果汇编等资料。

第十条本办法规定的档案接收范围的单位，应当按照《实施办法》规定的时限向地方国家档案馆移交档案。

第十一条单位撤销或者合并的，原单位应当及时对档案进行整理，保证档案的齐全和完整，并在六个月内向原接收档案的地方国家档案馆移交。

国有企业资产与产权变动时，其档案应当及时进行整理。属于对国家和社会具有保存价值的，应当移交有关管理部门或者按照分级管理的原则寄存到地方国家档案馆。

第十二条县级以上地方国家档案馆的档案收集范围：

（一）中国共产党党和国家领导人在我省活动时的讲话、题词、照片、录音、录像等各种载体的档案资料；

（二）反映本行政区域内重大政治、经济、科学、教育、文化、宗教等活动的档案资料；

（三）反映本行政区域内重大自然灾害的档案资料；

（四）反映本行政区域内社会发展状况、名胜古迹、风土人情、环境地理、人口普查、资源调查等专项成果性、综合性档案资料；

（五）本行政区域内的重大科研成果、驰名商标以及国内外有影响且有较高价值的文化艺术作品的档案资料；

（六）1949年以前中国共产党的各级组织、革命政权、地方武装和革命团体的档案资料；

（七）历代政权机构、社会组织、军政要人、社会著名人物的档案资料。

县级以上中国共产党委员会、人民政府根据需要责成地方国家档案馆收集的其他档案资料。

属于集体和个人以及非国家所有的商业秘密、科技成果等档案资料，可以由地方国家档案馆与当事人协商收集。

第十三条举办或者承办重大活动，主办或者承办单位应当按照隶属关系，提前5日通知地方国家档案馆。地方国家档案馆应当对该项重大活动形成的档案及时登记备案。经商得主办或者承办单位同意，在重大活动结束后收集其档案。

属于两个以上单位共同举办的重大活动，应当明确档案管理单位，并按前款规定办理。

第十四条省档案馆可以专题收集具有全省性影响事件所形成的档案资料；设区市地方国家档案馆可以专题收集具有全市性影响事件所形成的档案资料。

第十五条地方国家档案馆按照本办法有关规定收集档案时，有关单位和个人应当给予支持和配合。

第十六条不按照本办法规定向地方国家档案馆移交档案的，依照《档案法》和《条例》的有关规定予以处罚。

第十七条当事人对行政处罚决定不服的，可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼。

第十八条档案管理人员在档案接收和收集工作中徇私舞弊、玩忽职守的，视情节轻重，由所在单位或者上级主管部门对主要负责人和直接责任人给予行政处分；情节严重，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第十九条本办法自2002年2月1日起施行。

一、档案收集包括档案的接收、征集以及网络数据采集等方式。 二、档案材料收集范围：凡是对全区各项事业发展有参考利用价值的各类原始材料都属于档案收集范围。

三、任何个人都不得以任何理由拒绝向区档案馆归档移交有价值的档案材料。

四、档案材料收集应该形成定期送交制度和联系催要制度。

（一）定期送交制度。形成档案材料的各职能部门，应在文件材材料办理完毕的第二年，按照区档案馆所要求的归档时间、归档质量的要求，归档移交到区档案馆。

（二）联系催要制度。区档案馆工作人员应经常了解和掌握形成档案材料的信息，及时向形成材料的部门催收应归档的材料。

五、收集材料的要求。

（一）收集进档案室的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。

（二）不符合归档要求的档案材料，档案馆将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成。

1．载体纸张要求。归档材料统一使用A4（80G）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。

2．载体字迹要求。只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。

3．现代化设备形成的材料要求。禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止传真形成材料归档。

（三）材料必须齐全、完整。

1．各部门完成的当年工作职责应该有相应材料佐证。包括录音、录像、照片、幻灯片、图片、表格及文字材料。

2．整件事情形成的成套材料必须配齐，保持文件材料之间的逻辑联系。2100433B

第一条 为加强档案收集工作，维护档案的完整与安全，有效地利用档案为经济和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和《河北省档案工作条例》等有关法律、法规的规定，结合本省实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案收集，是指各级国家档案馆依照国家、本省有关规定，接收机关、团体、企业、事业单位和其他组织的档案，以及采用收购、征购、交换、接受捐赠等方式，征集散存于公民、法人和其他组织或者散失于境外对国家、社会具有保存价值的档案的活动。

第三条 本办法适用于本省各级国家档案馆的档案收集工作。其他各类档案馆收集档案，按国家和本省有关规定执行。

第四条 县级以上人民政府应当加强对档案收集工作的领导，将档案收集工作所需经费纳入财政预算。

第五条 县级以上人民政府档案行政管理部门主管本行政区域的档案收集工作，依法查处档案收集活动中的违法行为。

第六条 各级国家档案馆应当按规定接收本级下列机关、团体、企业、事业单位和其他组织的档案：

（一）中国共产党委员会及其所属各部门；

（二）人民代表大会及其常设机构；

（三）人民政府及其所属各部门和单位；

（四）人民政治协商会议及其常设机构；

（五）人民法院、人民检察院；

（六）民主党派机关；

（七）工会、共产主义青年团、妇女联合会和残疾人联合会等社会团体；

（八）事业单位和国有企业。

前款规定单位设置的临时机构和下属单位的档案，各级国家档案馆应当全部或者部分接收。

国家有关部门驻冀单位的档案，经其上级主管部门同意后，相关国家档案馆可以接收。

乡（镇）、街道办事处及其所属单位的档案，由县（市、区）国家档案馆负责接收。

第七条 前条规定的单位被撤销、解散、依法宣告破产或者由于其他原因终止的，相关国家档案馆应当按规定接收其尚未移交的档案。

第八条 除按本办法第六条、第七条的规定接收档案外，各级国家档案馆还应当将中华人民共和国成立前本行政区域各个历史时期政权机构、社会组织的档案，以及在中华人民共和国成立前后本行政区域的重大活动、重要事件、著名人物的档案和涉及民生的专业档案列入接收范围。

第九条 除本办法另有规定的外，各单位的档案应当向本级国家档案馆移交。

第十条 档案列入省国家档案馆接收范围的单位，应当向省国家档案馆移交其保管期限为“永久”的各种门类和载体的档案；档案列入设区的市和县（市、区）国家档案馆接收范围的单位，应当向设区的市和县（市、区）国家档案馆移交其保管期限为“永久”和“30年”以上的各种门类和载体的档案。

第十一条 对移交各级国家档案馆的档案，各单位应当按规定进行整理，经相关国家档案馆验收合格后办理移交手续。

第十二条 向各级国家档案馆移交档案时，各单位应当同时移交下列有助于了解档案内容及本单位历史的相关设备、工具和资料：

（一）按本省统一规定的信息网络传输标准和数据格式制作的文件数据资料；

（二）按国家有关规定编制的案卷目录、全引目录、机读目录、整理说明、全宗介绍、历史沿革、大事记、文件汇编和成果汇编等检索工具、参考资料；

（三）与移交档案有关的报刊、年鉴、方志、回忆录和口述档案等资料；

（四）管理和利用档案必需的专用设备。

第十三条 除国家另有规定的外，各单位应当按下列期限向相关国家档案馆移交档案：

(一)列入省国家档案馆接收范围的档案，自形成之日起满15年移交；

(二)列入设区的市国家档案馆接收范围的档案，自形成之日起满10年移交；

(三)列入县(市、区)国家档案馆接收范围的档案，自形成之日起满5年移交；

（四）本办法第六条规定的单位被撤销、解散或者由于其他原因终止时尚未移交的档案，自被撤销、解散或者终止之日起3个月内移交；

（五）国有企业依法宣告破产时尚未移交的档案，自企业破产清算终结之日起1个月内移交；

（六）重大活动、重要事件形成的档案，自重大活动或者重要事件结束之日起1个月内移交。

提前或者延期移交档案的，应当经本级人民政府档案行政管理部门同意。

第十四条 对列入各级国家档案馆接收范围但未到移交期限的档案，相关国家档案馆应当提前登记，档案形成单位应当进行全文数字化，并向相关国家档案馆备份。

第十五条 各级国家档案馆对散存于公民、法人和其他组织或者散失于境外对国家、社会具有保存价值的档案，可以依法予以征集。

第十六条 非国家所有的对国家和社会具有保存价值或者依法应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管，也可以向各级国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。对保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，可以依法采取代为保管等确保档案完整和安全的措施，必要时可以依法收购或者征购。

第十七条 鼓励档案所有者向各级国家档案馆捐赠档案。捐赠者可以优先使用其捐赠的档案，并对档案中不宜向社会开放的部分提出限制使用意见。各级国家档案馆应当维护捐赠者的合法权益。

第十八条 在档案征集活动中，各级国家档案馆或者档案所有者对档案的真伪和价值有异议的，可以向省人民政府档案行政管理部门提出鉴定、评估申请。省人民政府档案行政管理部门接到申请后，应当及时聘请三名以上具有相关知识的专家进行鉴定、评估，并将鉴定、评估结果书面告知申请人。

第十九条 各级国家档案馆应当适应信息化建设的需要，收集电子档案和纸介质档案的数字化副本。有条件的国家档案馆应当按国家有关规定，开展电子档案备份和异地备份工作。

第二十条 单位和个人违反本办法规定的，由县级以上人民政府档案行政管理部门依照档案法律、法规的规定处理。

第二十一条 本办法自 2013年 1月 1日起 施行。 2001年 12月 13日 河北省人民政府通过的《河北省档案接收和收集管理办法》同时废止。

档案收集就是接收和征集档案的意思，档案收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中和散失在社会上的档案，集中到机关档案室和国家档案馆进行科学管理的一项业务环节。