福建省电子文件归档与电子档案管理办法（试行）

福建省档案局2100433B

第三十九条　应将电子档案复制至耐久性的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。涉密电子文件应按要求单独存储在可靠的载体上，并做好相应的标识。特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的浏览软件。

第四十条　电子档案的存储载体类型按优先顺序依次推荐为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等介质。禁止使用软磁盘作为电子档案长期保存的载体。

第四十一条　存储电子文件的载体或装具应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

第四十二条　将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》。需要长期保存的电子文件，应将相应的机读目录存在同一载体上。

第四十三条　归档完毕后，应建立检索目录，电子文件形成部门或信息管理部门应及时清理网上的复制件，并将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

第四十四条　归档电子文件的整理按照《福建省归档文件整理细则》的要求进行。将带有归档标识的电子文件进行分类。同一全宗内的电子文件分类方案应保持相对稳定。

第四十五条　按电子文件类别代码分别相对组织存储载体。

第四十六条　在国家颁布电子文件著录标准之前，归档电子文件应按照《电子文件登记表》的项目进行著录，并将著录结果制成机读目录和纸质目录。

第五章 电子档案的保管与利用

第四十七条　电子档案的保管应符合国家档案局《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，应采用专门的保护设备和保护技术措施。存储电子档案的载体应作防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒竖立存放，避免挤压；载体应存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，应远离强磁场、强热源，并与有害气体相隔离；环境温度控制在17℃—20℃，相对湿度控制在35%—45%。重要的电子文件必需备份三套，异库异地保管。

第四十八条　各单位档案机构应定期对保存的电子档案进行抽样机读检验，磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽检，抽检率不低于10%，并将检验结果填入《电子档案管理登记表》。如发现问题应及时采取恢复措施。磁性载体上的电子档案，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

第四十九条　各单位档案机构每年均应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。如网络系统扩充或系统设备更新，应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性。如不兼容，应及时对电子档案进行迁移操作。

第五十条　对库存电子档案进行迁移操作前，应制定严密的迁移操作计划。库存电子档案必须在完整、准确和有保障的前提下进行更新复制。复制或补救新版后，原旧版或有问题的载体仍需保存3年。档案人员应参与迁移工作，并填写《电子档案迁移登记表》。

第五十一条　电子档案的利用应注意以下事项：

（一）封存的电子档案载体不得外借使用，利用时使用拷贝件；

（二）应严格遵守保密制度，对利用具有保密要求的电子档案时，必须符合国家或有关部门的保密规定；

（三）查阅或复制应在权限规定的范围之内，未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。

第五十二条　电子档案的鉴定销毁应参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，必须在办理审批手续后实施。销毁前应编制销毁清册，指定监销人，并确保信息彻底销毁。属于保密范围的电子档案，如信息存储在不可擦除的载体上，应当采用物理或化学的方法连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

第六章 电子档案的移交与接收"para" label-module="para">

第五十三条　各级国家机关单位应适时将形成时间已满5年的，属永久保管的电子档案移交至同级国家综合档案馆，进行集中保管。如保管条件达不到要求的单位，或有其它特殊情况，经档案行政管理部门同意，可提前移交。

第五十四条　电子档案的移交与接收，可采用“在线与离线”两种方式进行，各单位可根据实际情况选择确定移交与接收的方式。文件形成单位如要在网络上移交电子档案时，应在政府专用网的电子公文交换平台上进行，并要履行相应的交接手续。

第五十五条　文件形成单位在移交电子档案之前，应对涉及国家秘密的文件进行审核，对需要变更密级和解密的文件，应按照《福建省定密工作程序规定》第三章“变更密级和解密”的有关规定，进行变更密级和解密工作。对需要继续保密的文件，应明确文件的解密日期。

第五十六条　文件形成单位在移交电子档案之前，移交方与接收方均应对准备移交或接收的每套电子档案载体及其技术环境进行检验，合格率应达到100%时方可进行交接。

第五十七条　文件形成单位在进行离线移交电子档案时，应做到存储载体外观完好、整洁无损；数据完整、内容准确、编目规范；记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，手续完备；无计算机病毒。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

第五十八条　国家综合档案馆在接收电子档案时，应核实电子档案真实性、完整性、有效性的检验记录及审核手续。核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。对特殊格式的电子档案，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

第五十九条　国家综合档案馆在接收电子档案时应按照要求及检验项目对电子档案逐一验收。检验不合格的，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验，履行移交手续。

第六十条　国家综合档案馆验收合格，完成《电子档案移交、接收检验登记表》填写、签字、盖章环节。登记表一式二份，一份交电子文件形成单位，一份由档案馆自存。

第六十一条　撤并单位的电子档案应按规定向接管单位或同级国家综合档案馆移交。

第七章 附 则

第六十二条　各单位可参照本办法制订实施的具体办法，并报同级档案行政管理部门核准后方可实施。

第六十三条　国家综合档案馆对电子档案的接收、保管与利用另行规定。

第六十四条　本办法由福建省档案局负责解释。

第六十五条　本办法自公布之日起执行。

该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的组织、管理具有改革创新意义。

该项目提出对不同组织形式（有卷、无卷）的档案分库、不同信息形态（文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。

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现行电子文件向档案电子文件的转化。指将应归档的电子文件经过整理，确定其档案价值后，通过计算机网络或脱机载体，从文件形成部门转移存储到受档案部门控制的计算机系统中，向档案部门移交的过程。

电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，2001年1月通过技术鉴定，同年获国家档案局优秀科技成果一等奖。