房地产档案案存在的风险

突发风险

房地产档案是非常宝贵的历史资料,房地产档案的抗风险能力比较低。由于受到经济水平的制约和观念的影响,房地产档案的抗风险意识低。虽然在档案管理过程中采取了一些基本的防火、防潮、防虫、防盗等处理措施,但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、战争等不可抗力因素时,房地产档案的抗风险能力差的问题就暴露无疑。去年的汶川大地震其巨大的破坏作用,使很多地方被夷为平地,造成了巨大的财产损失和人员伤亡,很多房地产所属物化为乌有,有些房地产档案也毁于一旦,给诸如财产保险的理赔工作带来了很大的难度。

房地产档案信息化风险

科学技术的进步,给房地产档案的管理带来了新的技术手段,给房地产档案管理的信息化建设和管理提供了可靠的保证。网络、计算机和信息系统是档案管理现代化的基础,同时也是信息安全风险存在的地方。黑客攻击、病毒蔓延、信息窃取、技术落后、制度不健全、管理不规范、措施不到位、治理不及时是产生不安全因素的根源。网络的畅通、系统的稳定、数据的安全,面临着客观侵害行为的风险和主观漏洞的风险。

在信息化的管理过程中,大量数字信息都储存在硬件设备中,设备的安全性会给信息安全和完整性带来威胁。如电脑、硬盘、光盘设备如果保管不当,就有可能发生损坏及老化等现象,从而导致大量数据的损坏,造成损失。存储设备都有一定的保存年限,需要不断的拷贝和更新,更新不及时,也可能造成损失。

信息化的操作要求技术性比较强,一旦操作失误就有可能带来损失,比如设备的损坏、错误的格式化、删除操作、错误运行程序等都有可能破坏电子数据。当电子化的档案信息通过互联网或内联网进行传输的时候,就会遇到传输风险,如网络黑客的入侵和攻击、计算机感染病毒和木马、遭遇非法窃取档案信息等,如果没能很好地防范,就有可能造成严重损失。

投资风险

为了应对突发的事故,进行异地档案备份,需要投入大量的人力和物力,投资与回报如何达到平衡,投资控制在什么样的幅度值得探讨。同时,信息化管理不同于传统的手工操作管理,它是建立在计算机网络技术基础上的现代化管理,进行信息化建设,特别是初期建设需要投入大量资金用于购置计算机、复印机、打印机、扫描仪等硬件设备,购买应用软件、咨询技术专家、培训员工及日常管理等,都要花费不少资金。为应对突发的事故和信息化建设,大量资金的投入无疑存在投资风险。

知识产权风险

档案信息化建设的最终目标是实现档案数字信息在网络中达到资源共享,这个共享引发知识产权的风险。同时,由于我国关于网络信息方面的法律、法规、标准、制度并不完善,也使得档案数字信息在充分发挥其凭证作用和参考作用的过程中存在很大风险。如在现实中,科技成果都拥有知识产权,具有专有性,而网络上应受到知识产权保护的信息则是公开的、公用的,而产权人往往要求信息非公开化,这就造成一个矛盾,也给档案部门在公开信息的时候带来知识产权上的风险。

技术风险

房地产档案部门在引进技术和应用技术两个方面都存在风险。一方面,引进的技术不一定能对房地产档案管理产生积极效果,或者很难完全转化为实际应用的技术。另一方面,由于信息技术比较复杂,在应用技术的过程中会产生风险,许多房地产档案工作人员会因为自身技术水平的限制而操作不当,进而影响房地产档案信息的安全性、完整性和真实性。

人才风险

档案信息化的建设和实施,需要既懂计算机网络技术又精通业务的复合型人才,因为无论是系统软件的选购、研发,还是信息化的具体实施、维护,都需要这些人才的支撑。国家信息化测评中心的统计结果显示:我国信息化指数为38.46时,我国信息化人才资源指数仅为13.43。信息化人才匾乏是导致档案信息化项目实施失败的主要原因之一,尤其是专业性复合型人才的缺乏,致使房地产档案部门很难真正开展档案信息化建设。如何挖掘和培养信息技术人才,留住复合型人才并充分发挥出他们的潜力,也是房地产档案信息化实施过程中面临的重要风险。

房地产档案工作是房地产业不可缺少的一个环节，是其重要组成部分。搞好房地产档案工作，可以促进房地产业的顺利发展，其作用主要体现在以下三个方面：

1.房地产档案是领导进行科学决策的重要参谋。

在当今社会，无论是对重大问题的战略决策，还是对一般问题的具体研究，都力求万无一失。而要做到决策准确、科学，都需要大量的信息作基础。房地产档案是一种不断积累、永续不绝的信息库，其中蕴藏着极为丰富的历史经验信息，是领导决策必不可少的条件之一。可以说房地产档案是房地产业领导进行科学决策的得力助手和重要条件。

2.房地产档案工作是提高房地产业工作效益和管理水平的必要条件。

房地产档案记录了历史上大量房地产权、产籍方面的信息，为房地产业其它工作提供了极大的方便，减少了不必要的重复劳动和无效劳动；它还记录了大量的房屋建筑方面的数据，为房地产业的日常管理及房产转让、分割拍卖、交换、改建、扩建、新建等产权异动和房屋结构状况的变更提供了科学依据。

3.房地产档案工作是维护房地产业真实面貌的一项重要工作。

房地产档案工作把房地产业活动中形成的全部档案，按其本来面目完整、系统地保存下来，使其不遭到自然的和人为的破坏，不容许任何人歪曲篡改，使人们从这些档案中能全面、真实地看到某些房地产业发展的过程，既维护了档案的完整与安全，又维护了房地产业的真实面貌，并能体现房地产业的立足之本—— 诚信。假如不建立房地产档案工作或建立不健全，必然会造成档案的杂乱残缺，要维护档案的完整是不可能的，这势必给房地产业乃至子孙后代带来难以弥补的损失。

1、按房地产的用途进行分类。

这种按照房地产的用途对房地产档案进行分类的方法，就是同一用途的档案进行集中排列，按照不同的用途对房地产档案进行管理和利用。

A、住宅。Al住宅，A2成套住宅、A3集体宿舍

B.工业交通仓储 Bl工业、B2公用设施、B3铁路、B4民航.B5航运、B6公交运输、B7道路、B8仓储。

C、商业服务。C1商业服务，C2旅游 C3金融保险。

D、文化娱乐体育。D.文化 D2新闻 D3娱乐、D4园林绿化，D5体育

E、办公。El办公

F、军事。F1军事。

G，教育医疗科研。GI教育，G2医疗 G3科研。

H、其它 Hl涉外 H2宗教 H3监狱 H4农用、H5水域、H6空隙。

2、按产别进行分类。

此种分类方法是依照房地产管理部门对房地产的产别性质管理房地产的方法进行分类的。就是将同一产别的房地产档案进行集中排列，按房地产档案的不同产别对房地产档案进行管理和利用

A，直管公房。Al公产、A2代管产、A3托管产、A4拨用产。

B、单位自管公产。垒民单位自管公产、B2集体单位自管公产.B3军产

C、私产。

D，其它房产 Dl外产.D2中外合资、D3其它产。

3、按地域进行分类。

此种分类方法是根据房地产档案内容所反映的地域特征进行分类的 在分类上第一层按区域分幅平面囤进行划分；第二层按宗地或分丘平面圈划分：第三层按街名路名划分；然后按栋分开，再在备栋内按权属、单元分开。

以上介绍的是房地产档案分类原则和几种常见的分类方法。我们在对房地产档案进行分类时，一定要依据本馆房地产档案的特点和分类原则，选择合理的分类方法，使房地产档案更好地为城市的房地产管理工作服务。最大限度的创造房地产档案的社会效益和经房地产档案的相对稳定，在制定房地产档案分类方案时、经济效益定要进行周密研究.垒面考虑，务使分类方案类目体系的设

1、分类体系的可包容性。

房地产档案设置的类目体系必须具有很大的包容性，它能包容所有的房地产产权产籍活动中形成的各类档案.使档案馆所存的档案都能 对号入座”.实现科学分类。

房地产档案分类方案的类 体系，必须能够包容档案馆所存房地产档案的全部内容 要使库房的每一种、每一部分房地产档案都能从分类冉案的类日体系中找到自己应有的位置。如果在房地产档案具体分类过程中，有些档案找不到自己的台理位置，这就说明这个方案不具有可包容性，它对房地产档案分类的指导作用就会大大降低。同时，还应当给争后档案种类的增多和内容的发展留有余地。

2.分类体系的严整性。

分类方案的类目体系是由各类和各级属类之间的关系所形成的，一般栗取上F排列的方式表达由一个大类逐级麒开细分的各级属类之间的从属关系。凡是上位类.一定要包含它所属的F位类，F位类一定是它的上位类的组成部分 上位类和F位类之间是总体和部分的关系 因此，分类方案中每一个纵向排列的各级类日构成一个类目系列，一般简称为 类系”。从横向来|兑。它表示各同位类之间的关系。同位类。既有大位之间的同位类，也有属类之间的同位类 各同位类之间的关系是相互排斥的关系，即同位类之间只能并列 平行.而不能交叉重叠。因此.同位类的类日，构成“类列 。综上所迷，房地产档案分类方案，实际上就是由类系和类列组成的一个严整的房地产档案类曰体系。这是房地产档案科学分类的重要条件。

3.分类的相对稳定性。

分类是房地产档案管理的基础，房地产档案的分类牵动着房管工作的争局，如果库房的房地产档案发生了变化，则牵一发而动垒身，会目f起相应工作的一系列变化。有些甚至需要从头做起。因此.我们对房地产档案的分类必须保持长期的相对稳定，不宜经常或频繁地更改分类方法和分类体系 为保持置合理，稳妥可靠。这是保持房地产档案分类长期稳定的前提。

加强数字化建设，实现档案管理现代化随着科学技术的发展，以计算机技术为核心的现代信息处理技术正在深入到房地产档案管理中，档案管理以手工管理为主的传统手段逐渐向现代先进技术手段过渡。 　通过网络为支撑的计算机技术，极大地促进房地产档案管理模式的重大改变，实现房地产档案信息收集、整理、查询、利用管理的现代化，提高档案的管理水平和利用质量，为房地产经济发展服务。

档案数字化建设应按照先新后旧的顺序安排。对于新建档案全部采用计算机录人，使其成为电子文档，对于原有数据，可集中录入。作业流程一般分为建立电子档案目录、扫描档案、影像整理及检查、终检、档案卷宗归库等步骤。利用计算机处理信息的功能，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工互补的档案信息检索体系，以提供高效、便捷的查询服务。计算机应用保护了档案原件，又满足了利用者的需要。

深层次揭示档案内容、做好档案编研工作传统的档案服务，一般是提供目录，进行查询、复制和借阅服务。而在新的环境下，房地产档案信息开发的主要形式是房地产档案编研，房地产档案编研工作是对房地产档案内容的信息提炼和信息组合，它使房地产档案转变为房地产档案信息，成为浓缩房地产档案精华，具备实用价值的房地产档案信息产品。我们可以编制房地产档案目录、房地产档案索引、房地产档案简介等提供服务。也可以对房地产档案原件中的信息内容进行综合分析，直接加入到房地产档案信息研究中，为用户提供决策情报。

加强主动服务，满足用户需求。房地产档案部门不能被动等人上门，应该善于反思，主动出击，加大宣传力度，提高自身的影响力。一方面，充分运用广播、电视、报刊和互联网等宣传媒体，广泛宣传房地产档案的价值；另一方面应根据需求，采用提供指南、分发目录、开设宣传栏、现场咨询、电话咨询、搞展览等形式，积极主动向社会宣传房地产档案，让更多人认识、了解、查阅房地产档案，促进和扩大房地产档案的利用范围和利用率，为社会各界和经济建设提供利用服务。

(1)为房地产权属登记确认服务，产权档案的动态性是产权档案最显著的特点，产权形成后，随着房地产权属的不断转移和变更而不断变化，房地产权属档案是在房地产产权管理过程中形成的一种永久性的重要信息资源，是合法房地产取得和变更行为确认的依据。

(2)为房地产交易审查服务，随着房地产二、三级市场的逐步放开，各种房地产交易也日益活跃，而确认交易行为的合法有效性，则需要从房地产权属档案人手来查证。

(3)为法院解决房地产纠纷服务，房地产事业的发展，纠纷也在呈上升趋势，房地产抵押行为也日益增多。因此，在房地产权属登记管理过程中所直接形成的权属档案，便成了司法部门解决房地产纠纷的主要依据，有效地维护和保障了当事人的合法权益。(4)为房地产统计和住宅建设的宏观决策服务，房地产权属档案资料给国家各种住宅建设宏观决策提供重要的信息数据。

(5)为城市规划建设、旧城改造和拆迁安置服务，利用已有的房地产权属档案和现代化的房产图形库，可以较全面的反映各种权属房产的户数、结构、面积等，及时有效地为建设部门提供各类数据。

1.法律依据性。

房地产档案是除房地产权属证书外法律认可的、确认房地产权利归属、鉴证房地产权属处置的唯一有效证明。由于房地产业已成为国民经济的支柱产业，房地产的经济行为日益增多。诸如房地产交易、析产、抵押、继承、查封、保全、评估过程中产生的种种纠纷，人民法院如何裁决，房地产档案是重要的法律依据。

2.动态性。

造成房地产档案的动态性主要有两个方面的原因：一是房地产本身发生了变化。例如房屋的状况变动，房屋被拆除产权灭失等。二是房屋外部条件的变化引起房地产档案的变化。包括房产测量方法的改变，历史遗留问题的处理，路街巷变化，编号方式的改变，房产交易造成房地产权属转移等。

3.数量巨大，使用频繁。

房地产档案是与房屋产权一一对应的。也就是说有一份产权，就会存在一卷房地产档案。因此，房地产档案的数量相当大，部分大城市的房地产档案数以百万计。据笔者调查统计，为办理房地产交易、析产、继承、抵押、查封、评估等正常业务而利用房地产档案，大城市平均每年为3—6万次，中等城市为l一3万次，小城市为2千一1万次。从总体上看，房地产档案的数量和利用量都非常大。

4.区域垄断性。

房地产管理的基本原则是属地管理。因此，各地房地产管理部门在进行房地产管理的过程中处于对本地区房地产档案的独占和垄断地位，如果不规范管理和开发利用，将直接影响本地区房地产业乃至整个经济的发展和社会的稳定。

房地产档案的保管期限分为永久保存、长期保存和短期保存三种。凡是有重要凭证和长久查考、利用价值的作为永久保存；凡是在16～50年内具有查考、利用、凭证作用的作为长期保存；凡在15年内具有查考、利用、凭证作用的为短期保存。房地产档案保管的基本任务就是采取一切措施防止档案的损坏，延长档案的使用寿命，维护档案的完整及完全。

房地产档案整理就是把收集到的各种材料进行分类、组合、排列和编目，使之系统化、条理化，其内容主要包括档案的分类、立卷、案卷的排列和案卷目录的编制，包括档案的排列上架等；在分类和组卷中必须要做到分类科学、组卷合理、排列有序、划定保管期限准确等。

分类和立卷是两项重要工作。房地产档案的分类使档案系统化、标准化、规范化，分类中要考虑到类目体系具有很大的包容性，要考虑分类体系的严密性，同时要保证类目的相对稳定，不宜经常或频繁地更改分类方案，分类方案的类目体系设置合理，稳妥可靠。

房地产档案材料经过分类以后，还需要对每一类别的档案材料进行立卷，立卷工作的内容包括卷内文件材料的排列与编号，填写卷内文件目录和备考表，填制案卷封面和案卷装订等工作。

房地产档案的收集，是档案管理工作的起点和基础，是不可缺少的重要环节。

(1)收集过程中，确保每次产权登记、变更和涉及产权活动的产权文件材料完整、准确、详实，力求文件材料的形式、规格、各项技术指标和验收标准达到高度统一，在收集纸质档案的同时，要重视收集感光载体档案和磁性载体档案，克服档案载体单一的现象。

(2)凡属归档范围内各种形式产权文件材料都要收集齐全，收集范围包括：产权来源、产权登记以及产权变更的证明、证件，房屋及其使用土地权属界定位置图，反映测绘工作的图纸、报告，反映基建拆迁审批工作的文件材料等。

(3)归档时间要根据房地产文件材料形成过程的特点来确定，本着便于集中统一管理，维护房地产档案的完整和安全，方便保管利用等要求，采用随时归档和定期归档。

房地产档案形成后，房地产的买卖、交换、继承、赠与、分析等权属变更不断发生，房屋的拆迁、翻改、扩建等现状处于不断的转移和变更之中，必须不断地补充新材料，才能确保房地产档案的真实性和连续性。

房地产信用档案即房地产企业及执(从)业人员信用档案系统是将各类房地产企业和中介服务机构及相关人员的基本情况、经营业绩以及经营中的不良行为记录通过建设部网上信用档案系统向社会公示，接受社会监督的系统。房地产信用档案是覆盖房地产行业所有企业和执(从)业人员的信用信息管理系统，记录了房地产开发企业、中介服务机构、物业管理企业和房地产估价师、房地产经纪人、房地产经纪人协理等专业人员的信用信息。凡是可以判断信用状况的信息资料，包括房地产企业基本情况、业绩及良好行为记录、不良行为记录、公众投诉及处理等，在档案中都有记录。

一、房地产信用档案的作用

房地产信用档案的建立，可以提高房地产开发企业、中介服务机构、物业管理企业及执(从)业人员依法经营、诚实经营的水平，使失信者为其失信行为付出巨大代价，得不偿失，使消费者在购房时有了有力的参考依据，并且有利于规范房地产市场行为，维护消费者的合法权利。随着房地产信用档案系统的建成，房地产行业的竞争将转向企业信誉、业务能力、管理水平和服务质量的竞争，这将促进企业规范经营，提高业务素质和服务水平，更好地服务于市场和百姓。

二、存在的主要问题

各房地产企业都存在着对信用档案建设重视程度不够的问题。从企业的领导层到普通员工，都未把信用档案的建设和管理工作提高到关系企业战略发展的高度来认识，即便是国家对信用档案的建设三令五申，各企业也仅是当作应付上级主管部门检查的硬陛任务来做，没有专职的档案管理人员，没有相应的信用档案制度，没有保存信用档案的软硬件设施，有关企业信用记录分散搀杂在各种信息资料之中，没有清理收集汇总和保存，等到需要使用时，往往无处查找。这主要表现在：

(一)缺乏对档案信息的采集。对于企业信用信息的范围、来源、信用关系的性质和信息内容、信息载体、记录和保存方式等都缺乏规划设计，因此，信用档案的生成是自发随意的，信用档案的收集是被动消极的，很多情况下是在外部信用关系主体索取或给予之后才生成的，很少有有意识地建立企业信用档案资源库的。

(二)整档工作滞后。信用档案包含的信息种类繁多，来源广泛，主动或被动收集的各类信用信息往往被一股脑地混杂堆积在一起，分类分级工作几乎没有开展，无法从信用档案中提取如交易(买卖合同)信用、融资贷款信用、产权重组(合作合资)信用、劳工关系信用、政府关系(纳税缴费)信用、社区公众信用、媒体宣传信用等有价值的信息，使信用档案在发挥信用信息的市场价值和法律证明力上大打折扣。由于这些基础性的工作没有开展，即使将信用信息统一归档保存，其使用价值还是受到相当的限制。

(三)档案的开发利用未展开。良好的信用档案开发利用可在提升企业良形象，赢得客户信赖，巩固商业伙伴关系，获得更多市场机遇等方面使房地产企业获益。但没有良好的信用档案建设，其开发利用也就成了无本之木无源之水。

(四)弄虚作假降低了信用档案的可信度。在市场经济条件下，企业基于自身利益的考虑，在其信用档案的使用管理过程中，通过弄虚作假、避实就虚、投机取巧等动机和行为，损害了诚实守信、正当竞争的企业的利益，造成市场信用危机。如有的虚假宣传，夸大企业业绩，虚构小区优美环境；有的避重就轻，掩盖潜在问题，蒙蔽购房者；有的虚假承诺，到时却难以兑现；有的编造虚假信息，骗取、伪造各种荣誉称号；有的虚构合同主体，伪造年检资信证明，变造营业执照、资质证书等等。

除了企业自身的问题外，政府及行业主管部门在房地产企业信用档案建设中具有不可推卸的责任。一是地方保护。报喜不报忧。地方政府或行业主管部门存在“民不告，官不究”、报喜不报忧的心态。对本地房地产企业的不良行为是睁一只眼闭一只眼，害怕上报后对影响本地形象。二是行政垄断，否定了市场机制。企业信用关系是通过公平竞争由市场机制来建立和实现的，市场具有发现、评价和宣传企业信用档案价值的作用。但是，目前作为房地产企业产品的最终购买者，对企业信用度评价最有发言权的投资者和消费者却声音微弱，企业有无信用，由政府主管部门说了算，否定了市场机制的作用。

三、加强信用档案工作的建议

(一)加强企业主体地位，提高企业的能动性。企业信用档案建设和管理的主体是企业自身，企业在其信用档案的发生、形成、保存、使用和管理的全过程中居于主导地位，是其信用档案的制作者、管理者和所有者，从维护企业良好的声誉和形象的根本利益出发，企业应摆正心态，进～步提高主观能动眭，加强自身信用档案的建设和管理，形成一套高度自觉、严格自律的自我管理机制，在信用档案的软硬件建设上要舍得投资。

(二)理顺关系，发挥市场机制作用。房地产信用档案来源于社会，服务于社会，房地产企业为了生存必然要从事市场活动，在市场活动中与不同的市场主体进行经济交往的同时相互形成了信用评价，各市场主体从自身利益出发，一般会给对方一个相对公正的评价，正是这些评价最终汇集成企业的信用档案，它是自发的、第一手的、也是真实的。

(三)正确引导，加强监管，强化政府职能。在市场经济条件下，基于信用档案市场价值的重要性，部分房地产企业会通过弄虚作假、投机取巧等手段美化其信用档案。所以，在开放流动的市场经济环境中。政府作为社会的管理者，应该本着公开、公平、公正的原则，加强对房地产企业的引导和监管，构建企业信用档案建设和管理的社会机制，与企业自律机制相结合，共同开发利用企业信用档案的市场价值，共同维护良好的企业信用关系秩序。一是统一标准，规范评价行为。由政府主导，确定信用档案从产生到评价的一整套标准，特别是在信用评价上，不管采取何种信用评价方法，该标准应是自上而下的，对同一信用行为，不同的评价方法，不同的评价主体应得到相似的评价结果，而不是如不同的银行有不同的评价结果。二是正确引导，加强监管。主要是加大对房地产企业领导层有关信用档案知识的教育，引导房地产企业对信用档案有一个正确的认识，明确奖惩，及时掌握证券市场、金融市场与保险市场信息，采取定期督察、随机抽查、联合检查等措施。加强对房地产企业的监管。三是扩大反馈渠道。明示信用等级。主要是扩大投资者与消费者对房地产企业信用信息的反馈渠道，除了采取网上投诉外，还可采取问卷调查、现场走访、定期回访、联合座谈等方法获取对企业信用信息更加直观的了解；同时 强制房地产企业在其房地产广告、宣传材料等方面明确标识其信用等级。

相信《房地产档案管理》的出版，将为房地产档案管理人员提供有益的帮助。

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(一)专业性

(1)权属档案是权属管理活动中形成的历史记录。

(2)权属档案是专业性材料。

(3)权属档案有专业管理方法。

(二)动态性

权属档案的动态性是权属档案最显著的特点。产权的动态性，使权属档案成为“活”档案。

(三)真实性

真实性是权属档案的生命，也是发挥档案的现实效用的基础和前提。