采购作业流程注意事项

在设计采购作业流程时，应注意以下要点。

1．采购结构应与采购数量、种类、区域相匹配

一方面，过多的流程环节会增加组织流程运作的作业与成本，降低工作效率；另一方面，流程过于简单、监控点设置不够等，将导致采购过程操作失去控制，产生物资质量、供应、价格等问题。

2．先后顺序及实效控制

应注意其流畅性与一致性，并考虑作业流程所需的时限。例如，避免同一主管对同一采购文件作数次的签核；避免同一采购文件在不同部门有不同的作业方式；避免一个采购文件会签部门太多，影响作业实效。

3．关键点设置

为便于控制，使各项在处理中的采购作业在各阶段均能被追踪管理，应设置关键点的管理要领或办理时限。例如，国外采购、询价、报阶、申请输入许可证、出具信用证、装船、报关、提货等均有管理要领或办理时限。

4．权责或任务的划分

各项作业手续及查核责任，应有明确权责规定及查核办法。比如，请购、采购、验收、付款等权责应予区分，并指定主办单位。

5．配合作业方式的改善

例如，手工的作业方式改变为计算机管理系统辅助作业后，其流程与表格需作相应的调整或重新设计。

6.采购流程应反映集体决策的思想

由计划、设计、工艺、认证、订单、质量等人员一起来决定供应商的选择。处理程序应合时宜，应注意采购程序的及时改进。早期设计的办理程序或流程经过若干时日后应加以检查，并不断改进与完善，以回应组织的变更或作业上的实际需要。

7.避免作业过程中发生摩擦、重复与混乱

注意变化性或弹性范围以及偶发事件的处理规则。例如，在遇到“紧急采购”及“外部授权”时，应有权宜的办法或流程来特别处理。

8.价值与程序相适应

程序繁简或被重视的程度应与所处理业务或采购项目的重要性或价值的大小相适应。凡是涉及数量较大、价值较高或容易发生舞弊的作业，应有比较严密的处理监督；反之，则可略微放宽，以求提高工作效率。

9.处理程序应适合现实环境

应注意程序的及时改进。早期设计的处理程序或流程，经过若干时间段以后，应加以审查，不断改进，以适应组织变更或作业上的实际需要。2100433B

采购作业流程会因采购的来源、方式以及对象等的不同而在作业细节上有所差异，但基本流程都大同小异。以下是美国采购学者威斯汀所主张的采购的基本作业步骤。

1.确认需求

在采购之前应先确定买哪些物料，买多少，何时买，由谁决定等。

2.需求说明

确认需求之后，对需求的细节，如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均加以明确说明，以便使来源选择及价格谈判等作业能顺利进行。

3.选择可能的供应来源

根据需求说明在原有供应商中选择成绩良好的厂商，通知其报价，或以登报公告等方式公开征求。在选择供应商时，企业应考虑的主要因素有：

(1)价格。物美价廉的商品是每个企业都想获得的。相对于其他因素，虽然价格并不是最重要的，但比较各个供应商提供的价格连同各种折扣是选择供应商不可或缺的一个重要指标。

(2)质量。商品质量也是一个十分重要的选择供应商的影响因素。商品质量的选择应根据企业实际情况而定，并不是质量最好的就是最适应的，应力求用最低的价格买到最适合本企业质量要求的产品。

(3)服务。服务也是一个很重要的选择供应商的影响因素。如更换次品、指导设备使用、修理设备等，类似这样的一些服务在采购某些项目时，可能会在选择过程中起到关键作用。

(4)位置。供应商所处的位置对送货时间、运输成本、紧急订货与加急服务的回应时间都有影响。在当地购买有助于发展地区经济，易于形成社区信誉以及良好的售后服务。

(5)供应商库存政策。如果供应商的库存政策要求自己随时持有备件库存，那么拥有安全库存将有助于设备突发故障的解决。

(6)柔性。那些愿意且能够回应需求改变、接受设计改变等要求的供应商应予以重点考虑。

4.适宜价格的决定

决定可能的供应商后进行价格谈判。

5.订单安排

价格谈妥后，应办理订货签约手续。订单和合约均属于具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求、权利及义务必须予以说明。

6.订单追踪与稽核

签约订货后，为求销售厂商如期、如质、如量交货，应依据合约规定，督促厂商按规定交货，并予以严格验收入库。

7.核对发票

厂商交货验收合格后，随即开具发票。要求付清货款时，对于发票的内容是否正确，应先经采购部门核对后财务部门才能办理付款。

8.不符与退货处理

凡厂商所交货品与合约规定不符而验收不合格者，应依据合约规定退货，并立即办理重购，予以结案。

9.结案凡验收

合格付款，或验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失、绩效好坏等，并签报高级管理层或权责部门核阅批示。

10.记录与档案

维护凡经结案批示后的采购文件，应列入档案登记编号分类，予以保管，以备参阅或事后发生问题查考。档案应具有一定保管期限的规定。

采购作业流程手册是从事采购工作人员的必备手册，它具有很重要的意义。

(1)手册是采购员工的参考指南，而且它对新员工尤为有价值，新员工需要得到如何强完成不同活动或者任务的指标。对于经验丰富的人员，该手册仅对不同问题提供了说明，誓或者仅仅是加深了一些相关知识。

(2)手册说明了完成一项任务所需的步骤和活动，从而能够使任务更具一致性和流畅性。一份良好的流程手册会使运营更为有效，而且涉及的内容往往比策略手册更加广泛和详细。

采购作业流程通常包括一些重要信息，这些信息有助于成功开展采购策略。有时采购作业流程没有标准或确定的形式，但基本上都有相同类型的信息。首先，采购部门为每个作业流程确定一个编码，标明有效日期和主题，并提出采购的具体目标。作业流程的第一部分往往是介绍性的，同时，如果作业流程较长，而且包括很多部分，那么就需要一个关于具体内容的表格或索引。在第一部分通常对一些重要的专用术语作出定义。第二部分一般总结与该作业流程相关的公司或者部门策略，与策略相比，作业流程的层次较低，很多作业流程在具体执行时体现了公司或者部门策略。第三部分指出了作业流程中的各职位、部门或者领域。例如，有时，外部供应商会使用公司的设备，这时，作业流程的这一部分就会说明具体负责这一工作的采购人员。最后_部分常常描述执行作业流程的实际过程。这往往是作业流程中最长和最详细的部分，是文件的具体部分，描述了员工执行任务时必曼须遵循的指令、指示和活动。这些关于采购作业流程的全部信息都会体现在采购作业流程童手册中。

由多个生产作业活动组成的生产作业流程的表现形式往往是比较复杂的。在不同管理类型的企业中，生产作业流程经常是不一样的。例如，流程型的化工企业与离散型的制造企业、汽车制造企业与电视制造企业以及生产汽车轮胎的企业与生产汽车发动机的企业，他们的生产作业流程的外在形式显然是不尽相同的。

从外观上看，虽然不同行业、不同类型的企业具有不同的生产作业流程。但是，从管理实质上来看，这些企业的生产作业计划有许多相似的地方。例如，生产作业计划之后是生产作业计划的实施、生产作业实施之后的成果进入到仓库或销售环节中。

任何一种产品或服务都必须经过一定的作业流程才能生产出来，但所生产的产品或服务的性质不同，需要采用的作业流程的类型也各不一样。我们可以将生产作业流程按生产的连续程度和批量大小划分为如下四类：

1．单件生产。单件生产的基本特点是，所生产产品的品种多，每种产品的产量单一或很少，除个别品种不定期重复生产外，其他品种一般只生产一次。单件生产系统每次制造的产品(或每次完成的项目、每次提供的服务)都是可以单独区分开的，彼此之间相似性很小，产品标准化程度很低。艺术家的作品就是典型的单一产品制造的例子。工厂生产的产品虽然不会像艺术品那样独一无二，但诸如兵舰船朋的建造，大型发电设备、重型机械和专用设备的制造、自动化生产线的安装、摩天大楼的建设等，都接近于生产一件单一的产品。与这种技术复杂的大件产品或“项目”生产相似，其他按顾客要求制作的小件产品，如定制服装和宣传广告，或者按顾客要求进行的汽车、家电、设备修理业务和医疗保健服务等，其每次的任务都不一样，工作的步骤和内容也各异。由于许多任务在一次完成后便不再重复，有的虽然要重复，但属不定期的，所以，单件生产的稳定性和专业化程度很低，通常只能采用诵用构设备和工业装备，并要求工人具有较高的激素水平和广泛的生产知识，以适应多品种生产的需要。

单一产品生产系统是高度劳动密集型的，作业活动通常按同性质的工艺阶段来予以阻止。如，美国在二战期间以很快的速度建造船舶争取了海战的主动权，在很大程度上就是采用了这种分阶段组织形式。这就是把工作划分为若干性质相同的阶段，按每一阶段的特殊要求召集所需的技术工人组成小组，并对工作人员进行系统的训练，使之能胜任该阶段的全部工作。由于进行了工作的专业化分工，工作人员虽然不是名副其实的造船能手，但依靠他们掌握的阶段技术和相互间的协作配合，使得造船任务得以顺利完成。而且因为工厂能排出工作流程进度表，从而使造船周期大大地缩短。从这个例子可以看出，单一产品生产系统的组织与传统的手艺行业的组织有着根本的不同。在手艺行业中，一个木匠干全部的木匠活。与之对比，现代的单一产品生产企业，已基本上不再是按手艺技术而是按阶段技术来组织各项工作，尤其是那些技术复杂的工作。

2．成批生产。成批生产系统每次生产一定数量的产品，批与批之间可以在品种上进行变换，故生产的重复性和稳定性较单件生产系统强。成批生产除了像单件生产那样，按生产阶段或“工艺专业化”原则组织外，还可以将产量较大、劳动量大的工作对象，包括产品、部件或同种零件，按“对象专业化”原则进行组织。成批生产系统可根据生产批量的大小和工艺难易程度，在部分生产系统内采用自动化、半自动化设备、专用设备和专用工艺装备，从而提高生产的机械化与自动化程度。成批生产按照生产的产量规模和重复程度，可分为小批生产、中批生产和大批生产三种类型。其中，中批生产是典型的成批生产，集中地反映了成批生产的性质和特点；小批生产接近于单件生产，但有一定的生产重复性，有一定的批量，因而部分地反映了成批生产的特点；大批生产与其他成批生产相比，具有产量较大，品种变化较少，生产稳定性和重复程度都较高的特点，因此，接近大量生产。属于成批生产的企业有机床厂、起重机厂、中小型电机厂、食品加工厂以及报刊杂志社等。以罐头生产为例，一家工厂可以加工若干种水果，这一批处理菠萝，另一批处理荔枝，再一批处理鸭梨或苹果。所有这些的制作可能都经过一个洗净、筛选、去皮、切片、调制和装罐的过程。尽管生产过程是相似的，但由于不同批次之间需要对设备进行清洗和调整，这既耗费时间和成本，也给生产进度安排增加了难度，因此，成批生产企业能处理的品种多样性总是有限的，其产品的标难化程度介于单件生产和大量生产之间。

3．大量生产。大量生产类型的特点是，产品产量大而品种少，经常重复生产一种或少数几种类似的产品，生产的稳定性高，生产过程机械化、自动化水平也比较高，可采用高效率的专用设备和专用工艺装备，对工人的技术水平要求不高，但对操作熟练程度要求高。大量生产—般按照“对象专业化”原则加以组织，并经常采取装配线、流水生产线或自动生产线的组织形式。典型的大量生产例子如轴承厂、电子设备制造厂、家用电器生产厂和汽车厂等。

如前所述，大量生产与成批生产，就像单件生产与小批生产一样，相互间的区分界限并不那么明确，它们的生产组织在许多方面也很相似。所以，实际工作中常将间断性生产的类型划分为单件小批生产，成批生产和大批量生产三种。

对于大批量生产，按照其产品品种变化的程度，可以进一步划分为固定大批量生产和弹性大批量生产。我们知道，在单件小批生产中，其产品是专门化的，但工具和材料却都是标准化的。大批量生产除了工具、材料标准化以外，其组成产品的零件也是标准化的，而且通常由标准化的零件组装成为标准化、统一的最终产品。如最早采用装配线作业的福特汽车公司，所生产的T型汽车在品种、规格、型号、式样和颜色上都力求一致，以“无差别”的大量生产来降低产品成本。这种生产方法其实早在亨利·福特发明装配线之前就产生，如美国在1812年为其步兵制造来复枪就是一种固定大批量生产，要求制造出来的兵器完全相同，能使用同样的弹药，运用同样的擦枪技术，零件也是通用的，以便于维修与更换。也许受这些知名的工业生产例子的影响，许多人都认为，大批量生产只能采取这种产品统一的固定化生产方式。但对于古代建筑稍有些知识的人都不难发现，像北欧和西欧于1100一1300年间建造的成千座哥德式教堂，其基本部件、砌块、屋顶等都是高度标准化的，对它们的装配则可随各建筑师的不同设计方案而有所不同；那些使哥德式教堂看起来与其他建筑明显不同的特色部件，如窗框、装饰物、门供等，才是采用弹性批量生产方式来制造，并在整座教堂基本完工后再将这些特色部件安装上去，以形成总体上与众不同的建筑风格。这是通过少数部件制作的变化和作业过程最终阶段(装配)的变化，来实现产品多样化的例子。这种生产方法后来在德国蔡斯光学厂的镜片制造、美国通用汽车公司的“差别化”汽车生产，以及目前的成批住宅的建筑中，都得到了广泛应用。

4．连续生产。连续生产的最显著特点是，生产系统以化学式4．连续生产。连续生产的最显著特点是，生产系统以化学式的方法长时间昼夜不停、持续不断地生产一种或少数几种产品，且其产品往往是由生产流程设计事先决定的。例如，一家炼油厂从投入原油开始到最终生产出用于各种不同用途的几种产品，整个生产流程是连续的，无法分成几个阶段或部分，且只能生产原来设计提炼的石油制品，并按原定的配比方案进行提炼。如果想得到新的提炼品或对各种提炼品比例作重大调整，那就要改建炼油厂。这说明连续生产的流程是极为固定的，尽管其形成的最终产品可能有若干种，但都是与流程设计高度结合在一起的。其他如化肥厂、制糖厂、制药厂、乎板玻璃厂和牛奶加工厂等，其基本生产系统也都属于连续生产类型。

连续生产要求有一定的产量规模，产品的标准化程度高，生产系统屑高度资本密集型，机械化、自动化水平高，资本投资大，流程设计时需要有极高的技术，且对市场的发展有准确的判断。连续生产系统无法在其生产过程中对生产量作适量调整，只有在市场需求出现大幅度变化时，通过新建或关闭生产线，才能使产量发生影E跃式的增减。同样，也只有通过改变和设计新的生产流程，才会有新产品生产出来。可以认为，连续生产是一种技术最进步、但极为缺乏弹性的生产方式。

物流作业流程具有如下特点：

·与顾客紧密接触。物流作业流程大部分活动都要与顾客接触，有的部分接触，有的完全接触，物流行业的服务性特点决定了物流作业流程与顾客的高接触性。

·不可预见性。物流作业流程的输出绝大多数是一种服务，不可预见，只能由顾客经历和体验。

·复杂性。物流作业流程要受到其他要素的影响和制约，物流作业流程一般具有多层次、多活动的特点，协调和管理的难度大。