采购与应付系统

1、数据量大

2、日常数据处理频繁且实时性要求高

3、业务处理复杂且可靠性要求高

4、与其他子系统的数据交换较多

采购是企业物资供应部门按已确定的物资采购计划，取得企业生产经营活动所需的各种物资的过程。当企业的购货活动与货款的支付在时间上不一致，即购进物资而未付款时，就形成了应付账款。

采购与应付系统主要目标可以概括如下：

（1）及时准确地完成采购订货管理，反映和监督采购申请、采购订单的制订、审核和执行情况，

（2）完成采购的日常业务处理，包括采购入库、采购退货、发票管理、采购结算等日常处理工作。

（3）完成应付账款的核算与管理，包括：进行应付账款业务的日常核算，全面反映企业赊购形成的债务状况，从而及时还款，降低信用成本；及时反映和监督采购业务中的支出和应付情况，确定合理的中、长期还款计划；及时记录并反映供应商的情况，在保证准时、足量得到供货的同时降低采购成本。

（4）实现其他有关业务的管理。系统还要提供供应商管理、价格及供货信息管理、物料对应管理、质量检验管理等管理功能。

（5）能够完成采购分析，采购统计工作，打印输入各种需要的台账、报表、并通过网络将各种信息按照需求传递到其他子系统。

（6）建立数据接口，实现采购管理子系统与应付账款子系统之间，能及其与库存子系统、总账子系统等其他子系统之间的数据传输与共享。

1.采购订货——采购订单

2.采购入库——入库单

3.输入采购发票，形成对供应商的往来账——采购发票

4.付款业务的处理，更新与供应商的往来账——付款单

1）采购类型　采购类型是由用户根据企业需要自行设定的项目，用户在使用采购管理系统，填制采购入库单等单据时，会涉及到采购类型栏目。如果企业需要按采购类型进行统计，也需要建立采购类型项目。

采购类型不分级次，企业可以根据实际需要进行设立。例如：从国外购进、国内购进、从省外购进、从本地购进；从生产厂家购进，从批发企业购进；为生产采购、为委托加工采购、为在建工程采购等等。

采购与应付系统发运方式

用户在处理采购业务或销售业务中的运输方式时，应先行在本功能中设定这些运输方式。本功能完成对运输方式的设置和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、修改、删除、查询、打印运输方式。

采购与应付系统供应商档案

建立供应商档案主要是为企业的采购管理、库存管理、应付账管理服务的。在填制采购入库单、采购发票和进行采购结算、应付款结算和有关供货单位统计时都会用到供货单位档案，因此必须应先设立供应商档案，以便减少工作差错。在输入单据时，如果单据上的供货单位不在供应商档案中，则必须在此建立该供应商的档案。

采购与应付系统期余额设置

本设置是第一次启用该系统时对应付往来台账的期初数据进行录入，设置完成后往来台账的期初数应与往来明细账的期初数相同，同时也要将期初暂估入库期初在途等数据记入采购账中，期初记账后，期初数据不能输入。

采购与应付系统其他设置

该设置是对入库单编号及发票默认税率的设置。编号有手动编号和系统自动编号两种，税率可根据有关规定设置。

是对存货是否分类、供应商是否分类、是否启用外币、辅助计量单位、启用会计月分等的设置，可根据需要设置。

该项是对费用是否分摊到入库成本进行设置，如果是商业企业则不设置该项。

包括应付款核销方式（单据、产品），预付款核销方式（余额，单据），汇兑损益方式（月末处理），应付确认日期依据（业务日期，单据日期），现金折扣是否显示等。

（1）采购订单　采购订单是购销双方共同签署的、以此确认采购活动的标志，相当于采购合同。采购订单应根据采购申请和供应商档案文件进行填写，当与供货单位签定采购意向协议时，可以将采购协议输入计算机，并打印出来报采购主管审批。它是物资在采购业务中流动的起点，是采购管理系统的核心。包括订单的新增、修改、删除、审核等，经审核后的订单不能修改、删除。采购订单的内容可以直接录入，也可以从购货合同数据复制。

审核订单可以有三种含义，用户可以根据企业需要进行选择一种： ① 采购订单输入计算机后，交由供货单位确认后的订单； ② 如果订单是由专职录入员输入的，由业务员进行数据检查，输入正确的订单； ③ 经过采购主管批准了的订单。

采购与应付系统采购入库单

采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。该单据按进出仓库方向划分为：外购入库单、退货单（在计算机实现的数据流程中章采用红字外购入库单表示退货单）；按业务类型划分为：普通业务入库单、特殊业务入库单等。采购入库单可以直接录入，也可以由采购订单或采购发票产生。

在实际工作中，用户可根据到质检员确认的收货通知单直接在计算机上填制采购入库单（即前台处理），也可以先由人工制单而后集中输入（即后台处理），用户采用哪种方式应根据本单位实际情况，一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。

采购与应付系统采购退货

当由于质量不合格、价格不正确等因素，或与采购订单工合同的相关条款不相符等原因需要把物料退回供货方时需要处理的业务。采购退货分两种情况，一种情况是还没有入库，经质部门检验不合格，直接退回给供货方；另一种情况是已经入库的物料的退货，这种情况需要填写退货通知单，提交库管员填写红字外购入库单进行退货处理，并对有关付款与应付单据进处理。

采购与应付系统采购结算

采购结算是对采购发票进行管理并根据采购发票确认采购成本的过程。财务部门根据采购部门录入的发票、采购订单、出纳填制的收款单、仓库填制的入库单等单据地行核对，对采购成本进行分摊等。 采购结算功能主要是进行采购结算，最后生成结算结算单。

采购发票功能包括采购发票的输入、修改、删除，采购员将输入的采购发票提交材料会计和往来会计，分别进行采购结算和应付账处理。已经提交材料会计与往来会计的采购发票不能修改和删除。

采购结算也叫采购报账，是根据采购发票和入库单来确认采购成本的过程。在手工业务中，采购员拿着经主管领导审批的采购发票和经仓库确认的入库单到财务部门，由财务人员确认采购成本。在计算机条件下，由于各子系统之间实现数据共享，因此，系统提供“自动采购结算”和“人工辅助采购结算”两种功能来自动确认采购成本。

自动采购结算

自动采购结算模块的功能是将与核对结果完全相符的采购发票自动生成结算表，如果不完全相符，则提示用手工辅助采购结算。

手工辅助采购结算模块的功能是： 对入库单价与发票单价不相符的暂估业务进行结算； 对因采购发生的运杂费用进行结算； 对采购货物的“溢余短缺”进行结算等。 最后，生成采购结算表，确认每种物料的采购成本。

采购与应付系统采购与应付系统的输入

1.采购订单的输入

2.采购入库单的输入

3.采购发票的输入

4.退货单的输入

5.付款单的输入

采购与应付系统采购与应付系统的输出

1、各种统计分析报表

2、向总账系统输出的记账凭证

一、采购与应付业务数据的输入处理

二、生成记账凭证的处理

三、采购结算与应付账款核销处理

采购与应付系统付款单处理

付款单处理是将已支付款项以付款单的形式录入到应付账款子系统的过程，它是应付业务处理的一项重要内容。包括录入付款单、进行核销处理、形成预付款等。录入付款单是出纳根据采购订单或往来会计的付款通知单进行付款；核销是对于已经付讫的款项在往来台账中做删除处理；预付款是指按购货合同规定预付给供应单位的款项，在处理时可以录入预付单，将该笔款项作为预付款处理。在实际应用中，有两种情况：一种是当预付的货款大于企业已有的欠款金额时，将支付的货款一部分核销应付款，余额作为预付款；另一种是支付的货款全部作为预付款，以后可以通过预付冲应付冲减该账户

付款单是支付款项（包括货款、预付款、代收款）后填写的付款凭证。退款单是因采购退款而填制的收款单据，本案以红字付款单处理。

采购与应付系统转账处理

转账处理，即业务处理完成后生成相应的记账凭证，并传递到总账子系统的过程，包括立即制单和批量制单两种方式：立即制单是相应的业务处理完成后立即生成凭证；批量制单晨所有业务处理完毕后，使用制单功能进行批处理制单。

往来会计根据采购结算单、采购发票、外购入库单填制转账凭证，如果是发票先到就做在途物资，如果是货物先到就暂估入库，待发票到达后，可以根据该入库单和发票做报账结算处理。

对于入库的记价，可采用计划成本与实际成本两种方法，这两种方法的详细说明见库存模块。

账表处理模块主要是相关报表的生成与查询，包括采购业务报表与应付核算报表两大类。

采购与应付系统采购业务报表

此类报表包括各种单据列表、采购明细表与采购统计表等

采购与应付系统应付核算报表

此类报表包括账龄分析表，供应商往来账明细表等。

采购中的发票最后可以在应付系统中进行核销

(1)核对各应付款明细帐余额合计数与总帐余额是否一致。

(2)向债权人函证有关的应付款项。

(3)审查余额较大的应付款项，并分析其发生经过。

(4)审查应付票据的利息支付情况，计算本期应付利息。

(5)审查到货验收记录与应付款的记录是否一致。

(6)查找未入帐的应付帐款。

(7)确认应付帐款的债务确为客户所承担。

(8)确定应付款项在会计报表上表达是否适当。

①资产负债表日，应按摊余成本和实际利率计算确定的利息费用，借记“利息支出”、“在建工程”、“财务费用”、“研发支出”等科目，按合同利率计算确定的应付未付利息，贷记本科目，按其差额，借记或贷记“长期借款——利息调整”等科目。

②合同利率与实际利率差异较小的，也可以采用合同利率计算确定利息费用。实际支付利息时，借记本科目，贷记“银行存款”等科目。

⑷本科目期末贷方余额，反映企业应付未付的利息。

①审查应付手续费。应付手续费是指应在年度内支付而尚未支付的手续费。主要审查，应付未付手续费是否按有关规定计提；有无明确的应付对象，来付的原因是什么；是否按险别和支付对象进行明细核算；有无违反规定，私设小金库的情况。

②审查应付及暂收款，应付及暂付款主要是指临时性的暂收或应付未付款项，如应付租金、应付退休职工统筹退休金，以及性质尚未确定层暂时性收入的各种款项。审查应付及暂收款，一是要审查业务纪录是否正确无误，应付及暂收款总帐和各明细帐是否相符；二是要审查业务本身是否合理，是否属于规定的范围，有无虚列，以假票据列帐结算，从中舞弊的现象，已清偿的应付款项，是否有不按规定用现金结算的情况，特别要防止是否从中收取佣金性质的现金支付；三是要审查清理情况，如果某一明细帐户出现借方余额时，应查清是否为预付，如果预付，应查明是否符合预付的规定，期初有贷方余额，本期继续发生贷方数而无借方数的帐户，要查明原因，是否有不正常交易行为，对于长期应付不付的情况，如属业务纠纷，应促使尽早解决，如截留利税、或将某项业务收入记入该帐户，应预以查明、揭露。

③审查其它应付款项。代地方办理各种保险业务，按合约规定比例所收取的费用是否用于代办地方业务的各项开支；被保险单位或个人提前缴纳的预收保费是否到期及时转作保费收入，是否按险别、保户进行明细核算；涉外分出分保业务当年应分出而未付出的应付分保费是否及时清结。此外，还应对系统往来、内部往来、同业往来、分保往来，代办往来等往来帐项进行清理，确定其性质，促进按时结算，正确反映企业在经济业务活动，财务收支、会计处理等方面本来面目，正确反映企业经济状况及其实际效益。