采购订单成本简介

定义

采购订单成本这部分采购成本中有一部分与采购次数无关，如常设采购机构的基本开支等，称为采购的固定成本；另一部分与采购的次数有关，如差旅费、邮资等，称为采购的变动成本。每年的总采购成本受到一年中采购次数或生产准备次数的影响，也就是受到每次采购规模或每次生产数量的影响。随着采购次数的减少(即规模和生产数量的增加)，年总采购成本会下降。 2100433B

采购订单标明了

a.供应商

b.要订购的物料或服务

c.数量

d.价格

e.供货日期和供货条款

f.支付条款

此外，采购订单确定订购的物料是存入库存还是在收货时就直接被消耗。

采购订单须经核准。

采购订单是存货在采购业务中流动的起点，是详细记录企业物流的循环流动轨迹、累积企业管理决策所需要的经营运作信息的关键。通过它可以直接向供应商订货并可查询采购订单的收货情况和订单执行状况，通过采购订单的关联跟踪，采购业务的处理过程可以一目了然。

一定要采购目前急需的东西，采购应该有了订单以后再去采购，否则采购来的就是库存。

日本丰田汽车公司提出“库存是万恶之源”。戴尔公司的老总说：“我们没有库存，我们如果有库存的话，那库存的只是信息，我们不库存具体某个东西，而是库存某个信息，把信息库存起来。”世界500强的首位——沃尔玛成功经验有两点，第一是降低成本，第二是消灭库存。

采购订单可以来自生产线上，也可以来自于销售。对于制造型企业来说，生产的订单，就是生产需要的原材料、零部件。对销售型的企业来说，采购就是采购商品，要由市场的需求来拉动采购活动。

少批量、多批次、多品种，已经成为大家公认的一种模式，没有人愿意自己投很多货。现在要批量小、库存小、仓库小。80年代初，企业仓库大，货物多，表示企业有实力，因为那个时代，只要能生产出来的，就能赚钱。现在如果仓库很大，货物很多，那将意味着这个企业的商品不能有效的流动。

虽然系统会自动根据采购计划生成采购订单，但是在实际工作中，采购员往往还需要对采购订单中的部分内容进行更新。为了加强控制，无疑需要对这个更新作业进行更细致、更深入的管理。那么在采购订单中更新部分内容会触发那些业务逻辑呢？笔者在这里根据自己的了解作一番分析。希望这个分析报告可以帮助大家更加深入的了解单据的更新操作。

与产品基本信息表关系

采购订单中有很多内容都是从产品基本信息表中取得。如产品的规格描述、产品的计量单位、产品的包装要求等等。有时候企业根据实际需要，可能需要在采购订单上更新这些信息。如以前供应商送原材料过来的时候是4个一包的。现在企业为了一些原因，如生产线的要求，需要把这个包装数量改为3个一包或者5个一包。此时，在采购订单的包装说明中可以进行更改。更改保存后，就完事了吗？其实，这背后还暗藏着一个业务逻辑。即这个包装信息、产品规格等等属于产品的基本信息范畴。那么在采购订单上进行更改后，是否要求采购订单在保存更新的同时去更新产品基本信息表中的内容吗？还是只是采购订单上更新即可？

到底采用什么方式，主要根据企业业务性质来判断的。如果这个更新只是一个临时的调整，那么就不需要更新产品基本信息中的内容。但是，如果这个更新是永久的，以后都要采用这个包装方式的话，则就需要在更新采购订单的同时更新产品基本信息表中的内容。不过产品基本信息表中的内容毕竟比较敏感，如果想通过订单关联更新产品基本信息表中的内容，则要符合一些业务逻辑的控制规则。具体来说，主要有三个方面。

1.产品信息表中

必须指明某个字段可以被其他单据所更改。这主要是为了保证数据的一致性。因为在企业中，原材料等基本信息往往不是采购人员建立，而是研发部门等建立。为此，研发部门有这个权利那些内容可以被其他人员更改。如此的话，当其他部门通过其他单据更改了某部分内容之后，作为产品信息的主人，就比较容易追踪。在实际工作中，笔者建议企业用户，把一些关系不是很大的内容，如包装方式等等可以让其他员工进行更改，以减少信息建立人员的工作量。但是，对于一些关键的参数，如原材料检验标准、原材料规格等字段的话，最好还是谁建立谁更改。

2.用户需要有这张表对应的权限

如在ERP系统权限设计中有一个排它权限。如果某个用户做了这个限制之后，则他建立的信息可能就只有他自己能够进行更改。其他用户无权进行修改。如果有这个限制的话，则其他用户就无法通过采购订单等相关单据更新这个产品基本信息表。

3.是采购订单中的控制

在实际工作中，可能需要更新与不需要更新两种情况同时存在。是否需要更新产品基本信息表的内容需要采购员根据实际情况来进行判断。为此，在采购订单更新用户按保存后，系统就会进行判断。更改的内容是否涉及到产品基本信息表中的内容。如果涉及到而且产品基本信息表中又指定这个字段可以被更改的话，则系统就会提示用户是否需要把这个更新同步到产品基本信息表中。如果用户选择是的话，则这个更新会被同步到产品基本信息表中。如果选择否的话，则只是在采购订单上进行更新，而不会涉及到产品基本信息表。

也就是说，要同时满足以上三个条件，产品基本信息表中的内容才能够被采购订单所更新。笔者在项目推广中，对于用户的建议是这个功能要慎用。对于一些共享程度比较高的信息可以通过级联更新来节省数据维护的工作量。但是对于一些技术性比较强的数据，则最好还是采取专人维护专人负责制比较好。

与产品价格信息表关系

除了会对采购订单中的产品基本信息如包装信息进行更改，采购员改的最多的还要算是采购订单价格。这个采购订单价格在采购订单管理中又是一个比较敏感的字段。为了保障企业资金的安全性，采购订单在这个字段的更新上采取了比较多的控制措施。

1.采购订单价格更新

首先，采购订单会控制采购员是否有这个权限更改这个采购价格以及更改的幅度有多大。有些企业对于这个采购价格控制的比较严格，普通采购员无法更改这个采购价格。因为采购订单中的价格自动会从供应商产品价格表中带出来。也就是说，默认的价格就是跟供应商协商好的价格。若要进行价格变动的话，则必须由采购经理来完成。有些企业则相对宽松一点，采购员可以更改采购订单的价格，但是其有一个幅度的限制。如某个原材料标准价格为10元，而采购员可以在1%的范围内修改这个采购价格。也就是说，其向供应商采购时，其价格的最大修改权利只有11元。如果超过这个价格的话，就需要采购经理或者其他人员的授权才行。可见通过对采购价格这个字段本身的权限控制，能够大大的提高采购订单价格的准确性。明显消除采购员与供应商串通的徇私舞弊行为。

2.采购订单价格更新对其他数据表的影响

采购订单的价格更新是否会对其他相关表产生影响呢？这里的相关表主要包括两张数据表，分别为产品价格信息表与产品供应商价格信息表。产品价格信息表中定义了产品的计划价格；产品供应商价格信息表则定义了某个供应商的具体价格信息。他们之间有彼此的联系。如产品供应商价格信息表默认情况下，会继承产品计划价格表中的价格。而在建立采购订单的时候，默认情况下其价格来自于产品供应商价格信息表。如果这张表中没有相应数据的话，则其会采用产品计划价格表中内容。而现在反过来，若采购订单中物料价格的变化，是否会更新以上这些表中的内容呢？

笔者在项目实施中，给用户第一个建议是最好不要通过采购订单来更新这两张基本价格表中的信息。若产品计划价格表中或者供应商价格信息表中的内容有改变的话，最好通过独立的变更单据来进行变更。这主要是出于数据的一致性考虑。而且也易于后续的查询追踪。如果在采购订单中进行级联更新的话，以后很难查询到这个更改记录。虽然这会增加一些数据维护的工作量。但是却可以保持数据的一致性，笔者认为这个交易还是值得的。