采购程序

采购程序　是指从提出和接受材料请购单起至到货验收与核付货款止的一系列采购业务活动。采购程序包括以下流程：申购人提出申请→部门主管或部长审核、签批→大额向财务提出用款申请和采购清单→会计主审、查询库存→财务主管或部长审核、签批→总经理（或财务副总）批准→组织招（投）标比价→确定合格供货方→签订采购供货合同→采购人领取支票汇票→实施采购、运输到库→有关方会同物料质量检验→不合格办理退货或索赔；合格办理入库手续、搬运堆码。

以上是大额采购的程序，对于小额或易耗品采购，一般不需要这样繁琐的程序，一般申购人提出申请送交部门主管或部长审核、签批后，就可以直送采购部主办询价或比价，进行采购活动。2100433B

采购决策关系到采购工作的质量，是一项复杂的工作，必须按照一定的程序来进行，基本程序如下所述。

（1）确定采购目标

根据企业的总体经营目标，确定企业的采购目标。企业采购的总目标是实现及时准确的采购，满足经营的需要，降低采购费用，提高经济效益。根据采购总目标，可制定采购的具体目标，如订购批量目标、订购时间目标、供应商目标、价格目标、交货期目标等。

（2）收集有关的信息

信息是采购决策的依据，信息的可靠性决定采购决策的正确性。信息按来源不同分为外部信息和内部信息。

* 1）企业外部信息包括以下内容：

o 宏观的法律、经济政策。

o 货源的信息。

o 科技信息。

o 运输方面的信息。

o 有相同需求的同行情况。同行从哪里采购，进价多少；是否有更经济的材料；能否联合采购以降低进价等。

* 2）企业内部信息包括以下内容：

o 物资需求情况。根据销售计划、生产计划制定需求计划，再结合库存情况，制定采购计划。

o 库存情况。如企业库存能力如何、库存费用多少、现有商品库存状况。

o 财务情况。如是否有充足的采购资金、采购资金的周转速度和筹集状况。

o 该企业采购队伍情况。包括采购人员的敬业精神、综合素质、合作精神等。

（3）拟定实现目标的多个可行性方案

（4）选择满意的方案

针对以上各种方案，综合分析，选择满意方案。方案的选择问题是一个对各种可行方案进行分析评价的过程。具体的评价标准因企业不同以及企业外部环境不同而异。

实际工作中，即使市场行情一定，不同类型的企业也会根据自身条件，采用不同的评判标准。满意的方案不一定是赢利最大的方案，而是对企业最有利、最可行的方案。

采购决策的内容很多，包括供应商的选择、采购渠道的选择、采购商品的品种、规格和质量的选择。不同的决策内容如采购时机、采购批量、采购价格等的决策，有不同的决策方法。采购决策的方法很多，有定量决策的方法，也有定性决策的方法。主要有采购人员估计法、期望值决策法、经理人员意见法、数学模型法和直接观察法。

1）采购人员估计法。这种方法是召集一些采购经验较丰富的采购人员，征求他们对某一决策问题的看法，然后将他们的意见综合起来，形成决策结果。

2）期望值决策法。这种方法是根据历史资料来进行决策。

3）经理人员意见法。这种方法先征求部门经理的意见，再做出决策。如果企业要选择合适的供应商，可采用经理人员意见法。

* 具体步骤是：

o 征求采购、生产、技术、销售、财务等各部门经理人员意见，各经理按自己的标准给予不同评分。

o 汇总，按评分淘汰一部分供应商。

o 让各经理对剩下的供应商打分。

o 经多次反复，直到选择合适的供应商。

此种方法需多次反复，耗费时间，可行性差。

4）数学模型法。如果企业为了达到采购存储总费用最低的目的，就必须用经济批量模型计算最佳采购批量。值得注意的是，采用数学模型一定要注意使用条件。

5）直接观察法。采购部门的决策者在对简单问题决策时，按一定的标准或按关键采购标准，淘汰不符合标准的方案，对符合标准的方案按优劣顺序及可行性排列，选择满意方案。

总之，根据决策问题的特点，选择一种方法或几种方法结合起来，能提高采购决策的正确性，减少采购风险。

（5）实施与反馈

有了采购目标和满意的采购方案，还要制定具体的实施细则，以使采购方案得以实施。同时，还应注意收集、整理方案在实施过程中出现的新情况和新问题，进行必要的调整，以保证采购目标的实现。

最后，对采购方案的实施进行检查和分析。在实施与反馈过程中，应将实际执行情况与原定决策目标进行比较。

企业一般按照以下程序进行采购作业：

1）接受采购要求或采购指示。采购要求的内容包括采购品种、数量、质量要求以及到货期限等。一般情况下，制造企业的采购指示来自生产计划部门，而生产计划部门又是根据企业市场销售部门对企业产品的制造要求以及企业原材料库存情况下达采购指示的。因此，企业的采购策略和市场策略紧密联系。

2）选择供应商。一个好的供应商是确保供应物料的质量、价格和交货期的关键。因此，在采购管理中，供应商的选择和如何保持与供应商的关系是一个主要问题。在采购管理的程序中，这一步骤是先评价多个可候选供应商，然后确定供应商。对供应商的评价包括调查供应商的商业信誉以及提供所需品种的能力，汇总该供应商所能提供物料的种类，并就这些物料的供货要求与供应商进行商谈。

3）订货。订货手续有时可能很复杂，如昂贵的一次性订货物品；有时也可能很简单，如常年使用的、有固定供应商的物品。值得注意的是，信息技术已经为许多企业提供了简捷便利的订货渠道，采购商和供应商用计算机连接，不需要任何纸的媒介，就可简捷、迅速地完成订货手续。

4）订货跟踪。主要是指订单发出后的进度检查、监控、联络等，目的是为了防止到货延误或出现数量、质量上的差错，确保企业原材料的供应能按计划执行。严格说来，订货跟踪是一种被动式的管理，如果出现原材料供应未按计划执行的问题，原因往往在于供应商自身的经营管理，或者是采购商与供应商的关系处理不当。企业采购要变被动为主动，就要在供应商选择上严格把关，并恰当地处理与供应商的关系，尽量避免问题发生。

5）验货收货。即对订购到货的原材料就规格、数量、质量等进行查验入库。如果供应商很可靠，这一步骤的工作就可省略。例如，很多日本企业与它们的供应商之间就可以做到货到无检验，直接送到生产线，但就我国企业的经营环境而言，要做到这一点还需要一定的时间。2100433B

(一)政府采购计划的申报程序

1、实行部门预算的单位编制政府采购计划程序

实行部门预算的单位在编报政府采购计划时，要严格按照批准的政府采购预算和财政专项资金项目预算的编制要求，在规定的时间和要求内，编制当年《系统单位(20××)年政府采购计划申请汇总表》，附所属：《采购单位(20××)年政府采购计划申请表”》(以下简称“计划申请表”)一式三份，一份采购单位留存、一份送财政厅业务处、一份送采购办。

2、未实行部门预算的单位编报政府采购计划程序

未实行部门预算的采购单位在编报政府采购计划时，要依据财政部门下达的预算和财政专项资金项目预算的编制要求，在规定的时间和要求内，编制当年《系统单位(20××)年政府采购计划申请汇总表》，附所属：《采购单位(20××)年政府采购计划申请表》(以下简称“计划申请表”)一式三份，一份采购单位留存、一份送财政厅业务处、一份送采购办。

(二)政府采购计划的审批程序

1、使用预算内、预算外资金审批政府采购计划的程序

属于预算内、预算外资金安排的采购项目，采购单位先报请财政厅业务处核实预算资金和项目，其中使用预算外资金采购的项目，相关业务处在出具《财政厅业务处政府采购计划审批表》时，先到国库处确认资金，无异议后，由财政厅业务处在三个工作日内出具《财政厅业务处政府采购计划审批表》一式三份送采购办。

2、使用自筹资金审批政府采购计划的程序

属于自筹资金采购的项目，由采购单位填制《自治区本级单位自筹资金政府采购计划执行申报表》(以下简称“计划执行申报表”)一式三份，直接报请采购办核准，无异议后，填制《新疆维吾尔自治区财政专项资金(基金)缴款书》，将采购资金交入财政厅国库处“政府采购专户”，国库处自收到采购单位的采购资金后在三个工作日内，将采购单位项目的资金确认单送达采购办。

(三)政府采购计划任务下达的程序

1、属于预算内、外资金安排的政府采购计划，采购办在收到业务处转来的《财政厅业务处政府采购计划审批表》后，在五个工作日内分类汇总成集中采购计划，并向采购中心下达采购任务。

2、属于自筹资金安排的政府采购计划，采购办在收到采购单位报送的“计划执行申报表”及国库处送来的“采购单位资金确认单”后于五个工作日内汇总成集中采购计划，并向采购中心下达采购任务。

3、已实行协议供货和定点招标采购的项目或其他规定的采购方式，采购办待资金和项目核实后，在二个工作日内向采购中心下达采购任务。

4、政府采购计划在执行过程中发生追加、变更、停止时，由采购单位填制《追加、变更、停止政府采购计划申请表》，经采购中心签署意见后直接送采购办办理相关手续。对于追加采购计划需要追加资金的，采购单位需填制《新疆维吾尔自治区财政专项资金(基金)缴款书》，将追加的采购资金交入财政厅国库处“政府采购专户”，或按规定向相关业务处申请追加资金。采购办在收到国库处出具的采购单位资金确认单后，给予办理追加采购计划的相关手续。